Quelle caisse enregistreuse choisir pour votre magasin ?

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Dans les commerces de proximité comme dans la grande distribution, la caisse enregistreuse est le point névralgique de votre activité. C’est pourquoi il est important de bien la choisir. Mais quel système choisir ? L’offre est en effet particulièrement étendue et elle s’enrichit constamment. 

Depuis peu sont ainsi arrivées en masse sur le marché les caisses tactiles et connectées, lesquelles permettent de gérer les encaissements, mais aussi les coulisses du point de vente : stocks, comptabilité, employés… La caisse électronique fournit ainsi bien plus de fonctionnalités que les caisses enregistreuses classiques. Comment savoir quelle caisse est faite pour votre magasin ?

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Une solution adaptée à vos besoins

Du choix de votre caisse enregistreuse dépendra en grande partie le développement de votre activité. Avant de vous décider pour un modèle, prenez le temps de déterminer précisément vos besoins. Votre future caisse doit présenter les fonctionnalités capables d’y répondre, tout en respectant votre budget. 

Pour établir ce cahier des charges, voici quelques critères à prendre en compte :

  • La nature de votre activité : commerces de détail, métiers de bouche, prestataires de service… d’un domaine à l’autre, les besoins en matière de caisse ne sont pas les mêmes. Et l’offre se spécialise de plus en plus : vous trouverez ainsi des caisses et logiciels imaginés pour satisfaire les boulangers, les supérettes, les fleuristes…
  • La taille du point de vente : aurez-vous besoin de plusieurs points d’encaissement connectés entre eux ? Vos employés se déplacent-ils à la rencontre des clients pour finaliser les transactions, que ce soit dans les rayons, sur une terrasse de café… ? De quelle place disposez-vous pour installer une caisse enregistreuse ?
  • Le nombre de références produits/services : s’il est élevé, une caisse tactile permettra d’enregistrer un maximum de codes PLU, ce qui facilitera la saisie des encaissements.
  • L’affluence : vous enregistrez de très nombreuses transactions par heure ? Il vous faut une caisse rapide et efficace, acceptant tous les moyens de paiement.
  • Les stocks : s’ils sont importants et constamment en mouvement, la gestion informatisée de vos stocks vous facilitera grandement la tâche et évitera toute rupture.
  • Le nombre d’employés : se servent-ils tous de la caisse ? Devez-vous prévoir des clés d’identification, une gestion centralisée des plannings, un suivi d’activité… ?
  • Votre budget : s’il est limité, sachez que vous pouvez trouver une caisse enregistreuse d’occasion reconditionnée. C’est une façon intéressante de réduire les frais, surtout en début d’activité.
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Les types de caisses enregistreuses

Il existe différents types de caisses enregistreuses pour les magasins :

  • La caisse enregistreuse numérique : c’est une solution d’encaissement économique et basique, composée d’un clavier, d’un tiroir-caisse et d’une imprimante de ticket. Elle est généralement peu design et assez encombrante, mais réalise parfaitement les principales opérations : encaissements, annulations, calcul de la TVA…
  • La caisse enregistreuse alphanumérique : elle est plus évoluée que la précédente dans la mesure où elle permet l’enregistrement de références produits pour une saisie rapide. On la reconnaît à son clavier divisé en trois zones distinctes et à son afficheur.
  • La caisse tactile : équipée d’un logiciel de gestion, cette caisse enregistreuse est très performante. Elle gère évidemment les encaissements via une interface que l’on pilote du bout des doigts et de façon quasi intuitive. Et elle vous aide dans toutes les opérations liées à la gestion du point de vente. Ce qui contribue à faire évoluer le chiffre d’affaires du commerce.
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Les périphériques de caisse et accessoires utiles

En fonction du magasin que vous tenez, vous aurez besoin des périphériques de caisse suivants :

  • Un terminal de paiement électronique (TPE) : le lecteur de carte bancaire accepte aussi le paiement sans contact (NFC) et il peut lui être ajouté un pin-pad pour faciliter au client la saisie de son code pin.
  • Un scanner de code-barres, fixe ou à main
  • Une balance : il existe de nombreux modèles d’instruments de pesage professionnels. Choisissez celui qui correspond à vos produits et à vos besoins.

Si vous optez pour une caisse tactile, plusieurs options s’offrent à vous :

  • Le terminal point de vente intégré (TPV) : cette caisse comprend tous les périphériques essentiels, à savoir, généralement, un écran tactile, un tiroir-caisse, une imprimante thermique et un scanner.
  • Le TPV modulaire ou semi-intégré : ces solutions de caisse enregistreuse demandent à ce que vous les personnalisiez en leur ajoutant les périphériques de votre choix. Dans ce cas, vous aurez aussi à choisir un tiroir-caisse, un TPE, un lecteur de code-barres, un écran tactile…

Sachez qu’il est possible de transformer un PC, une tablette ou un smartphone en caisse enregistreuse. Il vous faudra alors télécharger un logiciel de caisse ou une application. Et connecter tous les périphériques utiles. 

D’autres accessoires peuvent aussi se montrer nécessaires :

  • Support de tablette
  • Câbles, adaptateurs…
  • Afficheur client
  • Monnayeur automatique
  • Détecteur de faux billet
  • Imprimante de chèque
  • Compteuse/trieuse de monnaie
  • TPE mobile
  • Etc.

Important : veillez toujours à ce que vos équipements soient compatibles entre eux avant de les acheter.

Des logiciels de caisse adaptés métier

Les caisses tactiles fonctionnent grâce à un logiciel qui gère les encaissements et dispose de multiples fonctionnalités pour vous aider à tenir votre commerce :

  • Rapports statistiques : ventes, panier moyen, best-sellers, périodes d’affluence…
  • Gestion des stocks : entrée et sortie, alerte rupture, invendus…
  • Fidélisation client : offres spéciales, anniversaires, campagnes commerciales SMS…
  • Contrôle et consultation à distance
  • Gestion des employés
  • Gestion multi-commerces
  • Etc.

Attention : quel que soit le logiciel choisi, il doit être certifié conforme et sécurisé 2018.

Les logiciels de caisse tout commerce satisferont la plupart de vos exigences. Sachez qu’il existe également des logiciels spécialisés pour combler les besoins propres à certains types de magasins :

  • Esthétique, beauté, salon de coiffure : gestion des plannings, des prises de rendez-vous, de l’historique client…
  • Boulangerie : gestion des formules repas, des titres restaurant, des conditionnements (demi-baguette, part de tarte…), des niveaux de tarifs (sur place, à emporter…)
  • Prêt-à-porter, textile, chaussures, lingerie… : grille des tailles, des couleurs, gestion de la saisonnalité, facilité de déstockage…
  • Commerce alimentaire : connexion avec une balance poids-prix, édition d’étiquettes, gestion d’inventaire…
  • Fleuriste : possibilité de créer de nouveaux articles (bouquet composé avec le client), gestion poussée des stocks, des conditionnements…
  • Tabac et presse : gestion des conditionnements (paquets, cartouches…) et mises à jour des tarifs des cigarettes, saisie des tickets de jeu (Loto, PMU…), paiement des timbres-amendes, gestion de la presse étrangère…
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