Les contraintes spécifiques aux CHR
Ouvrir et tenir un restaurant, peu importe sa taille et son offre, demande une certaine organisation ainsi que des qualités de gestion pour que ce commerce ne périclite pas. En effet, ce type d’activités n’est pas sans contraintes :
- La prise de commande et le traitement des bons
- Le temps d’attente à table et au moment de l’encaissement
- Des périodes de pointe
- La gestion des tables, des réservations, du plan de salle…
- La gestion des stocks, des plats et des produits disponibles…
- L’encaissement avec acceptation de tous les moyens et modes de paiement (séparation de note)
- Un restaurant à tenir : entretien, personnel, conditions d’hygiène, charges…
- L’analyse des ventes
- La bonne tenue de la comptabilité
Solution d’encaissement et logiciel de caisse permettent de gérer conjointement l’ensemble de ces exigences propres au secteur de la restauration. En résumé, l’intérêt de s’équiper de façon adaptée permettra :
- Un gain de productivité : bonne communication entre la salle et la cuisine, gestion du personnel, rapidité d’encaissement… Le temps gagné pourra être consacré à d’autres tâches tout aussi importantes dans la gestion d’un restaurant
- Augmenter sa rentabilité : maîtrise des coûts, des stocks, des invendus, simplification de la comptabilité, analyse des ventes…
- Fidéliser la clientèle : un service irréprochable participe pleinement à la satisfaction client. Les logiciels de caisse en restauration permettent aussi la tenue d’un fichier, utile pour personnaliser des campagnes marketing et, ainsi, fidéliser sa clientèle.
Caisse enregistreuse, périphériques et accessoires
Il n’est pas rare que, dans certains petits établissements, comme un café de quartier ou une brasserie, le serveur prenne les commandes sur un bloc-notes et qu’un calepin à souches serve à facturer les clients. Ces solutions sont certes économiques, mais elles demandent du temps et de l’organisation, notamment au niveau de la gestion des commandes, des encaissements et de la comptabilité. Il est aussi toujours possible pour un restaurateur ou un gérant de bar de s’équiper d’une caisse enregistreuse numérique ou alphanumérique. Ces caisses facilitent l’encaissement, mais leurs fonctionnalités sont relativement limitées.
De nos jours, la solution de la caisse tactile est de plus en plus retenue par les professionnels de la restauration. Ces caisses intelligentes permettent en effet d’augmenter la productivité et bénéficient d’une grande adaptabilité. Si bien qu’elles trouvent aisément leur place tant dans un restaurant classique que dans un fast-food, un food-truck, une pizzéria, une crêperie, chez un traiteur… Selon votre budget, vous pourrez opter pour :
- Un terminal point de vente (TPV) : c’est la solution la plus complète avec caisse tactile et tous les périphériques et accessoires nécessaires comme un lecteur de carte bancaire, une imprimante thermique…
- Un logiciel à télécharger pour transformer un PC ou une tablette en caisse enregistreuse. Périphériques et accessoires pourront être associés progressivement, à mesure que votre activité se développe.
Une caisse tactile équipée d’un logiciel de caisse adapté à votre métier se distingue des autres solutions d’encaissement par :
- La rapidité : saisie rapide et gestion efficace des commandes, envoi des bons en cuisine de façon instantanée, temps d’attente réduit à table et au moment de l’encaissement…
- Une prise en main facile : ergonomiques, fonctionnelles, intuitives… les caisses tactiles sont rapidement maîtrisées par le gérant et les membres de son équipe
Si vous optez pour une caisse tactile, les accessoires et périphériques suivants vous aident encore à améliorer la qualité de service :
- TPE portable : ce type de lecteurs de carte bancaire sans fil peut être apporté par le serveur pour encaisser les clients à table
- Tiroir-caisse : idéal pour stocker et mettre à l’abri les paiements en espèce et par chèque
- Des imprimantes : une imprimante thermique connectée au logiciel de caisse permettra d’éditer les notes, les justificatifs, les reçus… Une imprimante en cuisine édite quant à elle tous les bons de commande.
- Clés d’identification : grâce à ces clés, les serveurs s’authentifient rapidement et facilement sur le logiciel de caisse
- Télécommandes et/ou tablettes : en équipant les serveurs de ce type d’appareils, ils pourront prendre les commandes directement à table et les transmettre instantanément à la caisse et à la cuisine
- Support de tablette : si vous transformez votre tablette en terminal point de vente, installez-la sur un support adapté
- Carte et menus « numériques » : certains restaurants s’équipent de cartes et menus disponibles sur tablettes. Cette solution est pour autant coûteuse et demande une « bonne » utilisation par les clients
Logiciels de caisse adaptés aux métiers de la restauration
Les logiciels de caisse enregistreuse sont légion sur le marché. Vous pourrez opter pour une solution munie des fonctionnalités essentielles et basiques, nécessaire à la bonne marche d’un commerce. Ou alors, choisissez un logiciel spécialement développé pour votre métier. S’offrent à vous des logiciels de caisse restaurant ; certains éditeurs proposent aussi des solutions particulières pour les food-trucks, la restauration rapide, la vente de plats à emporter ou/et livrés à domicile, certains types de restaurants comme les pizzerias et les crêperies…
Votre choix de logiciel de caisse doit être dicté par vos process de commandes et d’encaissement. Et attention, vous devez obligatoirement vous équiper d’un logiciel de caisse certifié et sécurisé 2018.
Un logiciel de caisse spécifique à la restauration est généralement muni des fonctionnalités suivantes :
- Gestion des commandes, envoi des bons en cuisine…
- Gestion des menus, des formules, des plats du jour…
- Gestion des promotions, des happy hours, des avoirs…
- Édition de l’addition
- Gestion des modes de vente : sur place, à emporter, en chambre, livraison…
- Séparation de note, partage des additions, règlement séparé
- Édition de justificatifs et factures (clientèle pro et affaires)
- Gestion des titres restaurant
- Ventilation des taux de TVA
- Mémorisation des tarifs de la carte, catégorisation des produits (entrées, plats, desserts…), alertes allergènes….
- Gestion du personnel, des serveurs en salle…
- Programmation des clés d’identification (serveur, manager, responsable…)
- Gestion des réservations, plan de salle personnalisé…
- Statistiques de vente, suivi des performances…
- Gestion des stocks, alerte rupture stocks (produits, plats…)
- Gestion multi-établissements
- Gestion des caisses en réseau
- Simplification de la comptabilité
- Relation client : fiches clients, outil marketing et de fidélisation…
