Les obligations légales en matière de caisse enregistreuse
Tout d’abord, il convient de rappeler qu’un commerce n’est pas tenu d’avoir une caisse enregistreuse. Toutefois, à moins de ne faire qu’un ou deux encaissements par jour, il est très rapidement avantageux d’en avoir une. Les obligations en termes de caisse enregistreuse reposent essentiellement sur la certification du logiciel qui est utilisé. En effet, ce dernier doit être certifié conforme aux exigences qu’impose la loi des finances au 1er janvier 2018. Cette loi vise à restreindre au maximum les possibilités de fraude fiscale grâce à des logiciels de caisse totalement hermétiques, d'où les données ne peuvent être entrées et sorties sans laisser de trace. Chaque transaction dans le système est conservée et préservée. Ce sont les professionnels assujettis à la TVA qui doivent se mettre en conformité. Des ventes entre deux entreprises soumises à la TVA ne font pas partie du référentiel de la loi de 2016 applicable au 1er janvier 2018.
Les points d’exigence sont au nombre de 4 et sont les suivants :
- Condition d’inaltérabilité
- Condition de sécurisation
- Condition de conservation
- Condition d’archivage
Le respect de ces exigences est validé par l’obtention d’un certificat de conformité. Ce certificat doit vous être transmis lors de l’achat du logiciel. Il est à fournir en cas de contrôle fiscal. C’est ce document qui attestera de la bonne préservation des données d’encaissement.
Les commerçants qui ne satisferaient pas à cette obligation risquent jusqu’à 7 500 € d’amende. Ils ont une durée de 6 mois pour se mettre aux normes, faute de quoi une seconde sanction de 7 500 € pourrait être appliquée et un nouveau délai accordé.
La conformité d’un logiciel se vérifie par l’attribution d’une certification.
Changement de matériel : quand l’envisager ?
Le changement de votre matériel de caisse peut s’envisager dès lors qu’il est trop vétuste ou inadapté à votre activité commerçante. Il doit également être changé s’il ne supporte pas la mise à jour du logiciel certifié conforme aux exigences de la loi des finances.
Vous devrez alors vous équiper de matériel qui permet le bon usage d’un logiciel conforme.
En cas d'obligation de mise aux normes, anticipez vos besoins en changeant votre logiciel et/ou matériel en avance dès que vous le pourrez. Vous aurez ainsi le plus tôt possible une maîtrise complète de votre nouvel équipement. La disponibilité des supports techniques sera meilleure en amont de la date butoir.
Matériel en location ou à l’achat ?
Pour avoir un poste d’encaissement qui soit performant et efficace, vous pouvez choisir de le louer ou de l’acheter. Si vous travaillez sur des durées très courtes et saisonnières, la location de ce matériel semble être la meilleure option. En effet, vous n’aurez pas à payer des traites de remboursement les mois où votre activité sera hors service. Que ce soit à l'achat ou à la vente, vous devez être attentif au contrat que vous signez. En effet, il convient de signer un contrat spécifique pour de l’assistance.
Un achat de matériel ne vous ouvre pas forcément les droits à une assistance technique.
Dans un contrat de location, veillez à ce que le matériel loué soit maintenu aux normes durant la durée de location, cela vous permettra d’avoir des mises à jour de logiciel ou bien encore des changements de matériels à la charge du prestataire durant la durée de votre location.
Un matériel de caisse a une durée de vie relativement longue. On peut compter sur lui plusieurs années durant. L'élément le moins durable dans une caisse enregistreuse est souvent le logiciel. Ce dernier a des mises à jour fréquentes qui peuvent être comprises dans le contrat d'entretien.
Vous devrez également renouveler votre matériel dès lors qu'il ne vous permettra plus d'accompagner votre activité. En effet, si votre activité évolue il convient que vous ayez ce qu'il faut pour procéder dans les meilleures conditions à vos encaissements. Le temps c'est de l'argent !
Auprès de quel fournisseur changer son matériel ?
Le marché de la caisse enregistreuse, qu'il s'agisse de la partie logiciel ou de la partie matériel, est un marché intense et combatif. Vous trouverez sans difficulté de quoi faire des comparatifs de prix. N'hésitez pas à faire fonctionner la concurrence : chaque éditeur de logiciels met en avant les avantages qu'il développe. En fonction de votre secteur d'activité, vous pourrez choisir un logiciel de caisse adapté à vos besoins. Il existe des packs complets qui peuvent être avantageux. Ils comprennent le matériel de caisse : écran + tiroir-caisse + TPE + imprimante + logiciel certifié. L'assistance, l'installation et le support de votre caisse enregistreuse sont des options que vous pouvez prendre. Pour faire votre choix, il vous faudra comparer le coût d'achat et de location, avec ou sans assistance, le prix d'abonnement mensuel ou d'achat. Avec tous ces éléments en main, vous pourrez choisir de manière optimale l'équipement qu'il vous faut.
