Caisse enregistreuse gratuite : les solutions

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Acheter une caisse enregistreuse représente un certain investissement. Surtout si vous débutez votre activité et que vous envisagez de vous équiper d’une caisse électronique tactile. En effet, les logiciels de caisse, les terminaux points de vente et les différents périphériques occasionnent des frais plus ou moins élevés. Il n’est pas toujours possible de les assumer, malgré le bénéfice que ces équipements ne manqueront pas de vous faire gagner sur le long terme. 

Voici quelques solutions pour réduire la facture et vous équiper efficacement à moindres frais.

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Les logiciels de caisse gratuits

Les caisses électroniques fonctionnent toutes avec un logiciel spécifique. Celui-ci permet de traiter les encaissements et propose diverses fonctionnalités de gestion. Ces produits sont de plus en plus plébiscités par les professionnels, car ils sont à la fois complets, performants et simples d’utilisation. Qui plus est, les éditeurs développent des logiciels de caisse spécifiques pour répondre aux besoins de chaque domaine d’activité : restauration, salon de coiffure, food-truck, commerce de détail, boulangerie…

Ces logiciels sont souvent associés à un terminal point de vente, une caisse enregistreuse connectée dont le prix peut vite intimider même les gérants les plus motivés. Ils peuvent aussi être achetés séparément du matériel de caisse. Bon à savoir, certains éditeurs proposent des logiciels de caisse gratuits.

Attention : même gratuit, un logiciel de caisse doit être certifié conforme et sécurisé 2018.

Comment ça marche ? Différentes possibilités s’offrent à vous :

  • Les versions d’essai ou bêta : la plupart des éditeurs proposent à leurs clients une période d’utilisation gratuite de leur logiciel afin qu’ils puissent le tester. C’est avant tout très utile pour s’assurer de la validité de ce logiciel dans le cadre de votre activité.
  • Les logiciels téléchargeables gratuitement en ligne : ils sont de plus en plus nombreux sur le marché et très faciles à acquérir ; il suffit de créer un compte et de se connecter. La plupart d’entre eux disposent de fonctionnalités basiques gratuites ; pour les enrichir, il est nécessaire de souscrire à une offre payante, généralement proposée sous la forme d’un abonnement mensuel.

Attention : certains logiciels initialement gratuits peuvent à terme devenir payants.

Ces logiciels gratuits s’installent sur votre ordinateur, sur votre téléphone mobile, sur votre tablette… Autant d’appareils que vous pouvez déjà posséder à titre personnel et qui n’occasionneront donc pas de frais supplémentaires pour la mise en place de votre caisse enregistreuse.

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Les applications gratuites avec les mini-TPE

Une autre solution pour se doter d’une caisse enregistreuse gratuite est de faire appel à un fournisseur de mini-TPE. Cet accessoire de caisse est un lecteur de carte bancaire fonctionnant conjointement avec un smartphone ou une tablette grâce à une application. Chaque fournisseur propose sa propre application ; elle est généralement disponible gratuitement sur le Play Store (Android) et l’App Store (IOS).

Ces applications permettent de transformer smartphone et tablette en caisse enregistreuse. En effet, elles proposent des fonctionnalités élémentaires, à savoir la gestion du catalogue produit, l’historique de vente, les rapports statistiques…

A savoir : pour profiter de cette application, il est nécessaire d’acheter le mini-TPE, lequel coûte moins de 100 euros. Les fournisseurs se rémunèrent par ailleurs grâce à une commission prélevée sur chaque transaction par carte bancaire.

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A vérifier avant d’opter pour une solution gratuite

Sur internet, de nombreuses offres de caisses enregistreuses gratuites sont à portée de clics. Pour s’y retrouver et éviter les mauvaises surprises, il convient de faire attention à certains critères :

  • Les fonctionnalités : celles qui sont gratuites et celles qui sont payantes, les fonctions indispensables à votre activité sont-elles gratuites…
  • L’assistance : elle est souvent payante quand le logiciel est gratuit
  • Le stockage des données : sont-elles correctement sécurisées, sont-elles stockées sur un serveur, dans un cloud…
  • La fiabilité de l’éditeur : confiez les informations du back-office de votre activité professionnelle à un éditeur fiable et sérieux
  • La certification fiscale 2018 : elle est indispensable, même pour les caisses gratuites
  • La connectivité : quels appareils devez-vous connecter à votre caisse ? Tablette, PC… comptent-ils suffisamment de ports pour accueillir TPE, lecteur de codes-barres, tiroir-caisse, imprimante de tickets…
  • La compatibilité : le logiciel doit être compatible avec tout votre matériel
  • Votre connexion internet : une caisse en ligne demande à être connectée continuellement à internet pour fonctionner à moins qu'elle dispose d'un mode hors ligne. Testez votre ligne pour être certain de ne pas avoir à gérer des pannes fréquentes et autres problèmes de connexion. 

Dans tous les cas, avant d’arrêter votre choix, comparez les différentes offres et étudiez les avis clients.

Une caisse vraiment gratuite ?

Si vous trouvez le logiciel de caisse gratuit répondant à vos exigences, vous aurez tout de même certains frais à assumer, cela va de soi :

  • L’appareil « unité centrale » : si vous n’en possédez pas ou s’ils sont trop « anciens », il vous faudra acheter PC, tablette, smartphone…
  • Les périphériques de caisse : lecteur de carte bancaire, tiroir-caisse, imprimante de tickets (certaines applications permettent d’envoyer le ticket par mail ou SMS), lecteur de code-barres… sont généralement indispensables et devront être achetés
  • Un abonnement internet haut débit 

On le comprend, la caisse enregistreuse totalement gratuite n’existe pas. Et les logiciels de caisse gratuits, même s’ils sont performants, montrent vite leurs limites. Une telle solution est à envisager si vous débutez votre activité et manquez de moyens pour vous équiper d’une caisse tactile. Elle est aussi pratique pour les petits commerces. En revanche, si vos enjeux sont plus importants, vous serez vite limité et amené à vous tourner vers une solution payante.

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