Photocopieur professionnel : comment le choisir ?

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Il fait partie de ces équipements dont on ne saurait se passer en entreprise : le photocopieur. D’autant plus que cet appareil ne cesse de s’améliorer et que, désormais, non seulement il copie des documents papiers, mais il en imprime aussi, les scanne, les faxe, les envoie par mail ou sur le réseau, les stocke sur son disque dur interne… Ils offrent ainsi de plus en plus de fonctionnalités et caractéristiques techniques, ce qui peut rendre difficile votre choix de matériel. Pour la location photocopieur ou l’achat de vos périphériques d’impression et de copie, consultez notre guide. Nous vous donnons ici des conseils pour vous aider à choisir le photocopieur adapté à vos besoins.

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Les principaux photocopieurs professionnels

Il existe actuellement une gamme importante de modèles. Les photocopieurs professionnels se trouvent par conséquent à tous les prix, de quelques centaines d’euros à plusieurs milliers. Les principaux équipements proposés par les fabricants et les distributeurs sont :

  • Monochromes, c’est-à-dire qui ne permettent que la copie en noir et blanc
  • Couleur : vous pouvez copier en couleur et en noir et blanc
  • Analogiques : c’est le photocopieur classique, qui a tendance à disparaître au profit des photocopieurs numériques
  • Numériques : ils sont connectés au réseau informatique de l’entreprise et permettent de très nombreuses opérations
  • Multifonctions : ils copient, impriment, scannent et faxent les documents, en noir et blanc et/ou en couleur

Ces photocopieurs sont en mesure de traiter des formats A4, c’est-à-dire des feuilles de papier standard. Certains d’entre eux acceptent les formats A3. Pour les formats plus grands, A1 et A0 notamment, il vous faudra un duplicopieur.

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Déterminez vos besoins

Pour choisir le bon équipement, il vous faut connaître vos besoins. Pour cela, tâchez d’estimer, par mois et par utilisateur/service/bureau :

  • Le nombre d’impressions couleur : si c’est occasionnel, limitez-vous à un photocopieur noir et blanc. Les impressions couleur sont plus onéreuses que les monochromes.
  • Le nombre d’impressions noir et blanc
  • Le nombre d’impressions au format A4 et au format A3
  • Les besoins de vos collaborateurs : partage de documents numériques sur le réseau et par mail, impression de documents confidentiels, envoi et réception de fax, impression de photos couleur ou de planches graphiques couleur…

Avec ces informations, vous pourrez estimer le volume d’impression que votre photocopieur doit être en mesure de réaliser. A savoir que copies et impressions couleur sont en moyenne 10 fois plus chères qu’en noir et blanc ; elles sont aussi plus longues à tirer.

Dans tous les cas, la plupart des experts estiment que :

  • Jusqu’à 3000 copies par mois, il vous faut un photocopieur standard avec une vitesse de 20 ppm (pages par minute) environ
  • Entre 3 000 et 25 000 copies par mois : 20 à 45 ppm
  • Supérieur à 25 000 copies par mois : 75 ppm et plus
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Evaluez votre budget

Le prix d’un photocopieur dépend de différents critères. Et à ce prix, vous devez ajouter celui des consommables :

  • Le papier
  • Les cartouches d’encre : quand elle est peu utilisée, l’encre liquide a tendance à sécher et il faudra changer la cartouche. C’est pourquoi il est souvent conseillé d’opter pour un photocopieur noir et blanc, à moins, bien sûr, que vous ayez de réels besoins en impression couleur
  • Le toner : cette encre en poudre coûte plus cher que les cartouches, mais elle ne sèche pas et a une longue durée de vie
  • Le tambour : il se change après un certain nombre de copies. Son remplacement est souvent compris dans les contrats de maintenance
  • Les agrafes : certains photocopieurs peuvent agrafer automatiquement les feuillets en fin de tirage

Pensez aussi à la consommation énergétique de la machine et à sa maintenance. Des contrats avec visite préventive, dépannage et réparation sont proposés par les professionnels : ne négligez pas cet aspect.

Et pour faire efficacement des économies sur vos impressions et copies de document, utilisez un logiciel de gestion d’impression et instaurez une politique particulière auprès de vos équipes : impression automatique recto-verso, dématérialisation des données, interdiction d’imprimer les emails, encourager les copies noir et blanc…

Pour approfondir

Achat d’un photocopieur : ce qu’il faut savoir

Pour équiper vos bureaux d’une solution d’impression efficace, vous avez la possibilité de louer des photocopieurs et imprimantes multifonctions. Vous pouvez également opter pour l'achat photocopieur. Vous devenez alors propriétaire de votre matériel, ce qui représente certains avantages. Mais d’autres points sont à prendre en compte, notamment au niveau de l’entretien et de la maintenance de vos machines. Combien coûte un photocopieur ? À qui s’adresser pour acheter son matériel ? Quels sont les avantages et les inconvénients de ce mode d’acquisition ? Toutes les réponses sont dans notre dossier.

Comment choisir une marque de photocopieur ?

Elles sont nombreuses sur le marché et il est donc difficile de choisir telle ou telle marque photocopieur. Xerox, Toshiba, Ricoh, Canon… A qui s’adresser pour acheter ou louer un photocopieur adapté à votre budget et aux besoins de votre entreprise ? Nous vous proposons d’en savoir plus sur les marques leaders de l’impression et de la copie. Produits, atouts, services, prix, demandes de devis… : vous trouverez sans mal la marque et le photocopieur qui satisfont toutes vos exigences. 

Le contrat de maintenance photocopieur : indispensable à juste titre

Pour assurer le bon fonctionnement de votre matériel et ce, sur le plus long terme possible, il est conseillé de souscrire un contrat de maintenance photocopieur. Celui-ci est passé entre votre entreprise et le fabricant, voire avec un distributeur ou un prestataire de service spécialisé. Grâce à ce contrat, vous vous évitez les mauvaises surprises, vous maîtrisez votre budget et vous limitez les risques de panne. Il est quelques notions à connaître avant de conclure un contrat de maintenance. Pour en savoir plus, consultez notre dossier.

Comparatif photocopieur professionnel : choisissez bien votre matériel

Quel photocopieur choisir pour équiper vos bureaux ? Sur le marché, les machines sont nombreuses. Elles offrent des fonctionnalités très variées ; ce que reflètent les prix. Entre un classique photocopieur analogique à 300 euros et un copieur gros volume à plus de 10 000 euros, il est parfois difficile de s’y retrouver. C’est pourquoi nous vous proposons ce comparatif photocopieur professionnel. Vous retrouverez toutes les informations nécessaires pour vous aider à choisir votre solution de copies et d’impressions.

Leasing photocopieur : avantages et inconvénients de ce mode d’acquisition

Le leasing, ou crédit-bail, revient à louer du matériel pour en devenir propriétaire en fin de contrat. Si vous renoncez à acheter un photocopieur parce que trop onéreux, ce mode de financement relativement semblable à la location peut être intéressant. Nous vous proposons d’en savoir plus sur les contrats de leasing photocopieur : le principe, les avantages et les inconvénients de cette solution d’acquisition.

Dépannage d’un photocopieur : comment s’y prendre ?

Un photocopieur, surtout quand il est multifonction, est une pièce maîtresse de la vie d’une entreprise. Dès lors qu’il est en panne ou qu’il est défectueux, les conséquences sur la productivité des équipes sont rapidement importantes. Dans ce cas, vous avez besoin d’un dépannage photocopieur, d’autant plus quand votre matériel est sophistiqué et connecté à votre réseau informatique. Quelles sont les principales pannes rencontrées sur un photocopieur ? Comment les résoudre ? A qui s’adresser pour un dépannage ? Et nous vous donnons des conseils pour bien entretenir votre matériel.

Location de photocopieur : comment ça marche ?

Photocopieurs et imprimantes multifonctions sont de plus en plus sophistiqués. Et ces machines se rendent indispensables en entreprise, grande ou petite. Comment investir dans un parc de plusieurs photocopieurs ou dans une imprimante à haut volume d’impression ? L’achat n’est pas toujours recommandé ou possible. Dans ce cas, optez pour la location photocopieur. Cette forme d’acquisition offre différents avantages. 

Copieur laser ou jet d’encre : comment faire votre choix ?

Actuellement, vous trouverez sur le marché des photocopieurs laser ou jet d’encre. L’un et l’autre de ces équipements professionnels offrent des avantages et des inconvénients. Ils répondent en tout cas à des besoins bien précis. Par exemple, pour imprimer régulièrement des photos et des images complexes, la technologie jet d’encre est recommandée. En revanche, pour un usage bureautique et un haut volume d’impression, un copieur laser est idéal. On vous dit tout des photocopieurs et imprimantes laser et de leurs différences avec les imprimantes jet d’encre. Vous pourrez ainsi facilement faire votre choix.

Copieur multifonction : photocopieur, imprimante, scanner et fax dans une seule machine

Dotez votre entreprise d’un appareil de reproduction tout-en-un, un copieur multifonction qui non seulement assure la photocopie de vos documents papier, mais permet aussi d’imprimer, de scanner et de faxer. Ces appareils sont connectés au réseau de l’entreprise, ce qui facilite le partage des informations et améliore la productivité des équipes. Qui plus est, le choix d’un photocopieur multifonction vous évite d’investir dans plusieurs périphériques. Consultez notre guide complet pour tout savoir des photocopieurs multifonctions.

Un photocopieur A3, indispensable dans de plus en plus d’entreprises

Le format papier A4 est le plus courant. Mais il est parfois nécessaire pour une entreprise d’imprimer de plus grands formats. Dans ce cas, il est nécessaire de s’équiper d’un photocopieur A3. Ce type de copieurs gère aussi de plus petits formats, dont le A4 standard. Polyvalentes, ces machines peuvent aussi assurer les fonctions scanner et fax. Pour en savoir plus sur les photocopieurs A3, consultez notre guide : formats papier, résolution et vitesse d’impression, prix, consommables… Examinez l’ensemble de ces critères et demandez des devis pour trouver un photocopieur adapté aux besoins en impressions de votre entreprise.

Avec un scanner photocopie, optimisez le partage et l’impression des documents

Les photocopieurs multifonctions sont plébiscités par les entreprises. En effet, avec une seule et même machine, les professionnels peuvent copier des documents, les imprimer, les faxer… et les scanner. Un scanner photocopie offre d’autres avantages, liés à sa connexion au réseau de l’entreprise. Grâce à cet équipement, vous pourrez non seulement photocopier des documents, mais aussi les scanner et les transmettre directement par mail, fax ou autre aux personnes concernées, sans avoir à les imprimer. Consultez notre guide pour en savoir plus sur ces imprimantes professionnelles.

Photocopieur couleur : le guide technique

Pouvoir imprimer des textes ou des images en couleur : c’est le besoin de nombreuses entreprises. Si dans vos services aussi, il est nécessaire de reproduire des documents en quadrichromie, il vous faut un photocopieur couleur. Ce qui représente souvent un investissement conséquent, dans la mesure où il coûte plus cher qu’un même photocopieur monochrome, et vous devrez régulièrement approvisionner la machine en cartouches cyan, magenta, jaune et noir. Nous vous donnons ici toutes les informations qui vous seront utiles pour choisir votre photocopieur.

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