Photocopieur : le guide complet pour les professionnels

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Numérique, analogique, multifonction, laser, jet d’encre… Vous ne savez pas quel photocopieur acquérir pour l’équipement de vos bureaux ? Nous vous aidons à y voir plus clair. Dans ce guide, retrouvez les caractéristiques techniques de chaque type d’appareils, les modes de financement possibles, les grandes marques du marché, les solutions de gestion d’impression… Toutes les informations utiles à votre recherche sont présentes, de la location d’un photocopieur à son contrat de maintenance.

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Les différents photocopieurs professionnels

Dans une entreprise, grande ou petite, les besoins en copies et en impressions de documents sont variables, mais ils existent toujours. Différents appareils permettent de gérer ces tâches. Et avec leurs fonctionnalités plus ou moins étendues, ils répondent aux besoins particuliers de chaque professionnel : impression noir et blanc, photocopieur connecté au réseau, copie couleur, numérisation, télécopie…

On a tendance à réunir toutes ces machines sous le terme de photocopieur. Mais désormais, ces équipements sont plus proches d’un ordinateur tant leurs fonctionnalités sont sophistiquées. Sur le marché sont alors disponibles :

  • Des photocopieurs analogiques : c’est le photocopieur classique qui, une fois branché, permet de réaliser des copies d’un document en un ou plusieurs exemplaire(s)
  • Des photocopieurs numériques : ils sont connectés sur le réseau informatique de l’entreprise et peuvent donc être pilotés depuis n’importe quel poste de travail lui aussi connecté. Souvent, ces photocopieurs peuvent aussi imprimer et scanner des documents.
  • Des photocopieurs multifonctions : ils cumulent les fonctions photocopie, imprimante, scanner et fax. Eux aussi sont connectés au réseau.
  • Des imprimantes laser : elles permettent d’imprimer des documents en couleur et/ou en noir et blanc. La technologie laser est idéale pour les textes et autres documents « simples ». Elles sont connectées au réseau ou directement sur un ordinateur, en USB ou en Wi-Fi.
  • Des imprimantes jet d’encre : elles sont recommandées pour réaliser des impressions couleur de haute qualité, par exemple des photos, des planches graphiques…
  • Les tireurs de plan : photocopieur et imprimantes acceptent les formats standards de papier A4, parfois aussi A3, mais pour des impressions de plus grandes dimensions (A1, A0…), il faudra s’équiper d’un tireur de plan.
  • Le duplicopieur : ce type de machines permet la reproduction en masse de documents. On le trouve souvent dans les administrations.
  • Les systèmes d’impression de production : ces volumineuses machines s’adressent aux entreprises dont le cœur de métier est centré sur la reproduction et l’impression à grande échelle, l’édition par exemple
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Quels sont les prix ?

Tout dépend du photocopieur que vous choisissez. Une imprimante personnelle de bureau peut coûter mois de 100 euros quand une multifonction performante revient à plusieurs milliers d’euros. Dans l’absolu, le prix d’un photocopieur professionnel dépend de multiples critères :

  • La marque du fabricant
  • La vitesse d’impression
  • La résolution d’impression
  • Les couleurs disponibles, sachant qu’un photocopieur monochrome est moins cher qu’un même appareil permettant l’impression et la copie couleur
  • Les formats papier acceptés : A4, A3, A0…
  • Le temps de préchauffage
  • L’ergonomie de l’interface utilisateur
  • Les options : impression recto-verso, options de finition comme l’agrafage, la connectivité, le nombre de bacs papier, la capacité du chargeur, l’authentification par badge…
  • Etc.

Au moment d’estimer votre budget, outre le prix du photocopieur, vous devez aussi prendre en compte :

  • Le prix des consommables : papier, agrafes, toner, cartouche d’encre…
  • La consommation énergétique
  • Le contrat de maintenance : visite de vérification régulière, dépannage, réparation, assistance…
  • Le coût copie couleur et copie noir et blanc
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Pourquoi louer un photocopieur ?

Pour vous équiper, trois modes de financement s’offrent à vous :

  • L’achat : vous devenez propriétaire de votre photocopieur
  • La location : vous signez un contrat avec un bailleur, généralement sur une longue durée de 3 à 5 ans
  • Le leasing : vous louez votre matériel et, en fin de contrat, vous pouvez devenir propriétaire

La location d’un photocopieur est la solution qui satisfait le plus d’entreprises et de professionnels. Surtout quand tout un parc de multifonctions doit être acquis ou que le matériel envisagé coûte plusieurs milliers d’euros. Ce mode d’acquisition offre de nombreux avantages, à commencer par le fait que vous bénéficiez de photocopieurs et multifonctions de dernière génération. Par ailleurs, vous pouvez faire évoluer votre parc facilement pour profiter des innovations technologiques du moment.

Pour trouver votre matériel, faites-vous conseiller par des professionnels. Ces spécialistes vous proposeront des offres sur mesure adaptées à vos besoins et à vos moyens. Demandez-leur des devis.

Pour approfondir

Conseils pour choisir votre photocopieur

C’est un des éléments centraux de l’équipement d’une entreprise. Le photocopieur est en effet indispensable, quels que soient votre secteur d’activité, le nombre de collaborateurs ou la taille de vos locaux. Et avec une offre toujours plus abondante, il existe forcément un modèle adapté à vos besoins : monochrome ou couleur, A4 ou A3, simple ou multifonction… Mais comment s’y retrouver ? Quel matériel choisir pour que celui-ci réponde à vos besoins et ne dépasse pas votre budget ? Nous vous donnons des conseils pour bien choisir votre solution professionnelle de copie/impression.

Imprimante professionnelle : des performances qui répondent présentes !

Entre une imprimante pour les particuliers et une imprimante professionnelle, il y a de nombreuses différences en termes de cadences, de définition, de performances et d’options. Pour vous aider à franchir le pas et à choisir l’imprimante qu’il faut à votre entreprise, vous pourrez parcourir les pages que nous avons dédiées à ce sujet et y trouver toutes les informations nécessaires pour faire votre choix.

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