Photocopieurs multifonctions : présentation
L’apparition des photocopieurs multifonctions sur le marché est à mettre en lien avec la numérisation des données. Ce qui concrètement signifie que vous ne trouverez pas de photocopieur multifonction analogique. Ce matériel est nécessairement relié au réseau interne de l’entreprise, ce qui offre de multiples avantages.
Un copieur multifonction permet :
- L’impression de documents : connecté aux postes informatiques de l’entreprise, vous pouvez lancer une impression depuis votre ordinateur ou votre mobile sans vous déplacer jusqu’au photocopieur
- La photocopie de documents papier depuis la machine suivie de leur impression ou de leur transfert sur le réseau
- La télécopie : grâce à un modem intégré au photocopieur, vous pouvez envoyer et recevoir des fax
- La numérisation : scannez tous vos documents depuis le photocopieur et envoyez-les par email ou par fax. Vous pouvez aussi les transmettre sur une clé USB, dans le cloud, dans un dossier réseau…
Avantages et inconvénients d’un photocopieur tout-en-un
Un photocopieur multifonction cumule les fonctions photocopie, impression, scanner et fax. Qui plus est, il est relié au réseau interne de l’entreprise. Ce qui représente un certain nombre d’avantages :
- Vous investissez dans une seule et même machine, ce qui réduit les coûts. Cela signifie aussi que vous souscrivez un seul contrat de maintenance et d’entretien.
- Vous économisez de la place puisque vous vous équipez d’une seule machine polyvalente.
- Les tâches sont centralisées grâce à la connexion réseau, ce qui permet un gain de temps, de productivité et d’argent. Par exemple, les documents scannés n’ont plus besoin d’être imprimés en x exemplaires pour être communiqués.
- Grâce à une interface intuitive et des programmes de gestion complets, les utilisateurs prennent rapidement en main le matériel et vous contrôlez le parc d’impression.
Au niveau des inconvénients, citons :
- L’emplacement de la machine : les photocopieurs multifonctions professionnels sont encombrants et relativement bruyants. Réservez-leur un emplacement dédié et facilement accessible.
- Le prix : évidemment, un copieur qui cumule les fonctionnalités sera plus onéreux qu’un simple photocopieur analogique.
- La connexion réseau est indispensable
- Un contrat de maintenance est indispensable
- Une prise en main qui peut parfois être fastidieuse, notamment si aucun accompagnement des utilisateurs n’est réalisé en amont
Comment le choisir ?
Comme pour n’importe quel autre photocopieur, le choix d’un copieur multifonction doit répondre à certains critères. Toutefois, ces critères sont plus nombreux et plus complexes à appréhender dans la mesure où ce type de copieurs compte plusieurs fonctions, autres que la simple photocopie.
Pour faire votre choix, prêtez attention à :
- La vitesse et le volume idéal par mois d’impression pour la fonction imprimante
- La vitesse de numérisation pour le scanner
- La résolution, que ce soit au niveau des scans ou des impressions. Plus elle est élevée, plus le rendu sera de qualité.
- La vitesse du modem intégré pour la transmission des fax
- La capacité de la mémoire interne : elle doit être importante pour que les données numérisées et faxées soient conservées, même en cas de dysfonctionnement, panne et bourrage papier notamment
- La technologie : les imprimantes laser sont généralement recommandées pour les gros volumes d’impression
- Les options et fonctions : impression recto-verso, monochrome ou couleur, chargeur, agrafeuse, tiroirs papier, formats papier, ports et connectique, écran de contrôle, fonction scan to email/fax…
Combien coûte un photocopieur multifonction ?
Le prix d’un photocopieur multifonction dépend de multiples critères et varie de quelques centaines d’euros pour les modèles basiques à plusieurs milliers d’euros pour le matériel haut de gamme. Pour connaître le tarif de votre équipement, contactez différents fournisseurs et demandez-leur des devis personnalisés. Pensez aussi à évaluer le coût des consommables, le coût par impression et celui de la maintenance et de l’entretien.
