Scanner photocopie : numérisez, copiez et imprimez vos documents

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Les photocopieurs professionnels cumulent de nombreuses fonctions. Ces machines copient et impriment des documents en tous genres. Et quand elles sont dotées d’une fonction scanner, elles numérisent aussi textes, photos et images. Si vous recherchez une photocopieuse pour votre entreprise et que vous avez besoin de copier et de numériser des documents, consultez notre dossier. Caractéristiques techniques, utilisation, coût, avantages et inconvénients… : retrouvez des informations qui vous aideront à faire votre choix de machine.

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Les principales caractéristiques d’un photocopieur scanner

Un photocopieur scanner, comme son nom l’indique, cumule deux fonctions principales. Tout d’abord, il permet de copier des documents en un ou plusieurs exemplaire(s). Ensuite, il peut aussi scanner, c’est-à-dire numériser des documents papier, lesquels pourront être stockés sur le disque dur de la machine ou transmis sur un poste informatique ou un autre périphérique.

Par conséquent, les photocopieurs scanners sont forcément numériques. Ils sont connectés au réseau interne de l’entreprise et communiquent avec tous les postes que vous aurez au préalable paramétrés.

En fonction des modèles, vous aurez accès à différentes fonctionnalités :

  • Copie en couleur ou/et en noir et blanc
  • Scanner couleur : si le photocopieur est monochrome, les documents numérisés en couleur seront forcément imprimés en noir et blanc
  • Fax : les photocopieurs dotés d’un scanner sont souvent multifonctions et permettent la télécopie
  • Fonction scan to mail/scan to fax : les documents numérisés peuvent être directement transférés par mail ou fax, ce qui limite les impressions papier
  • Fonction recto-verso : la machine imprime et scanne automatiquement le recto et le verso de vos documents papier
  • Chargeur : certains photocopieurs disposent d’un chargeur d’une capacité pouvant aller jusqu’à 250 feuilles. Cela permet de scanner ou copier automatiquement plusieurs dizaines de feuilles à la fois, sans intervention de votre part
  • Ports : USB, Ethernet, modem fax…
  • Un logiciel de retouche : certains appareils sont munis d’un logiciel qui permet de retoucher les images directement depuis l’interface
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Avantages et inconvénients

Grâce à votre photocopieur scanner, vous profitez de multiples avantages :

  • Une machine deux en un, voire trois en un : vous investissez dans un seul équipement qui cumule les fonctions photocopie, scanner et souvent aussi fax.
  • Un photocopieur connecté au réseau : tous les postes informatiques communiquent en réseau avec l’imprimante. Vous n’aurez donc pas besoin d’équiper chaque bureau ou service d’une imprimante et/ou d’un scanner.
  • Le partage des documents optimisés : grâce au scanner connecté, vous numérisez et partagez facilement les documents avec l’ensemble des collaborateurs sans avoir à les imprimer. Ce qui représente des économies souvent substantielles, notamment en matière de consommables (papier, encre, toner…)

Quelques inconvénients sont aussi à prendre en compte :

  • L’encombrement : généralement, les photocopieurs multifonctions sont assez encombrants. Vous devrez avoir suffisamment de place dans vos bureaux pour accueillir cet équipement.
  • Le prix : un photocopieur scanner coûte plus cher qu’un copieur standard, à l’achat comme à la location.
  • La connexion réseau : vous devez nécessairement pouvoir connecter au réseau interne de l’entreprise votre copieur scanner
  • Le paramétrage : parce qu’il peut être connecté à tous les postes informatiques de l’entreprise, fixes et mobiles, le paramétrage du scanner peut être fastidieux.
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Combien coûte un photocopieur scanner ?

Le prix d’un tel outil dépend de différents critères. C’est pourquoi il est conseillé de demander des devis à plusieurs fournisseurs afin de trouver une machine adaptée à vos besoins. Sachez toutefois que le prix de votre photocopieur scanner est conditionné par :

  • La marque de la machine
  • Le contrat d’entretien passé avec le prestataire
  • La vitesse d’impression, c’est-à-dire le nombre de pages par minute (ppm) imprimées en noir et blanc et en couleur
  • La vitesse de numérisation (ppm), monochrome et couleur
  • La résolution d’impression : jusqu’à 1 200 x 1 200 pp pour des documents haute définition
  • La capacité du chargeur de papier
  • Les fonctions : recto-verso, fax, logiciel de retouche intégré, formats papier (A4, A3, A5), impression mobile, numérisation vers email/fax/dossier réseau/USB/cloud…
  • La mémoire
  • Les formats des fichiers de numérisation : PDF, JPEG, TIFF, XPS, HTML…
  • Etc.

Estimez précisément vos besoins pour trouver un photocopieur scanner qui correspond à vos exigences en matière de fonctionnalités et de budget.

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