Location de photocopieur : ce que vous devez savoir

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Pour vous équiper d’un photocopieur entreprise ou renouveler votre parc de machines, vous disposez de deux solutions principales : l’achat ou la location, voire le leasing. Quand vous vous apprêtez à choisir une imprimante multifonctions avec un important volume d’impression mensuel, le prix de la machine peut vous faire renoncer à l’acheter. Dans ce cas, la location d’un photocopieur est idéale. Il y a toutefois un certain nombre d’informations à connaître.

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Les avantages de la location

Louer votre photocopieur d’entreprise représente différents avantages, tout d’abord au niveau de vos finances. Vous n’aurez pas à investir dans une ou plusieurs machines à plusieurs milliers d’euros. Vous vous acquitterez de mensualités auprès d’un prestataire spécialisé dans la location de photocopieurs. Outre cet aspect, la location vous permet de :

  • Bénéficier de matériel de pointe : les photocopieurs et imprimantes multifonctions sont de plus en plus sophistiqués et ces machines évoluent vite. En vous engageant pour une location sur 3 ans, vous êtes assuré d’utiliser du matériel à la pointe de la technologie. Et vous pourrez renouveler plus facilement et plus régulièrement vos machines que dans le cas où vous les auriez achetées.
  • Maîtriser votre budget : aucune surprise sur ce que vous avez à payer tous les mois. Prenez tout de même garde à bien vérifier les clauses de votre contrat de location et qu’aucun frais caché ne soit prévu.
  • Réduire les risques de panne : dans un contrat de location est souvent comprise la maintenance du photocopieur. Si ce n’est pas le cas, vous pourrez souscrire ce service en plus de la location. Des techniciens se déplacent régulièrement sur site pour assurer une veille préventive. Et ils agissent et réparent les imprimantes en cas de panne.
  • Ne pas avoir à vous préoccuper de l’installation : les imprimantes multifonctions et connectées sont de plus en plus complexes. Leur installation, leur paramétrage, voire leur utilisation demandent souvent des compétences techniques et informatiques. En choisissant la location, le prestataire se charge de toutes ces missions. Des formations pour les utilisateurs peuvent même être prévues.
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Les contrats de location et de maintenance

Vous pouvez louer un photocopieur auprès du fabricant ou d’un prestataire. Dans tous les cas, il est conseillé de louer son matériel chez le même prestataire qui va se charger de la maintenance. En effet, ces entreprises sont spécialisées dans certains types d’appareils et dans certaines marques.

Pour louer votre matériel, vous allez signer un contrat de location, lequel couvre l’usage de la machine. Les contrats courent généralement sur 3 ou 5 ans, voire plus. Des contrats de courte durée sont également possibles : cette formule est pratique pour s'équiper le temps d'un salon, d'un événement...

Si elle n’est pas comprise dans le contrat de location, sachez que vous pouvez souscrire un contrat de maintenance auprès de votre prestataire. C’est important pour être certain que votre matériel est bien installé, qu’il ne subira pas de panne et qu’en cas de problème, des techniciens peuvent le réparer rapidement. Le prix est souvent dépendant du nombre de pages que vous comptez imprimer chaque mois. On parle parfois de « contrat copies » ou de « coût à la page ». Cette facturation au coût copie permet de payer uniquement ce que votre entreprise consomme chaque mois en impression. A savoir que les impressions couleur coûtent en moyenne 10 fois plus cher que les impressions en noir et blanc.

Attention : un contrat de location de photocopieur ne comprend pas les fournitures, les consommables, les accessoires, la connexion internet, les pièces d’usure, le dépannage et l’entretien.

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Combien ça coûte de louer un photocopieur ?

Le prix de la location d'un photocopieur dépend de multiples critères : la marque de la machine, sa technologie, ses fonctionnalités et ses options, la durée de la location, le prestataire, les services associés...

Avant de vous engager, demandez différents devis auprès de plusieurs prestataires pour trouver l’offre la plus intéressante. Tous pratiquent des prix de location différents et n’offrent pas la même qualité de service. Qui plus est, il est souvent intéressant de faire appel à un prestataire proche géographiquement de votre entreprise, afin qu’il puisse intervenir au plus vite en cas d’urgence.

Attention : étudiez bien toutes les clauses de votre contrat, notamment en ce qui concerne la durée de location.

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