Présentation du contrat de maintenance photocopieur

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Lorsque vous achetez ou louez un photocopieur professionnel, il est indispensable de penser à sa maintenance. Ce type d’appareils demande en effet un soin particulier. Car, lorsqu’il tombe en panne ou qu’un dysfonctionnement apparait, non seulement votre activité s’en ressent, mais les réparations vous coûteront cher, voire très cher. Il est donc plus que conseillé de souscrire un contrat de maintenance, lequel inclut la maintenance préventive, les réparations et le dépannage. Cette démarche vous permettra de conserver longtemps vos équipements bureautiques en bon état de marche, sans vous ruiner et en toute sérénité.

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Ce que contient un contrat de maintenance : prestations et services

Les contrats de maintenance peuvent être souscrits pour tous les types de matériels : photocopieurs analogiques ou numériques, couleur ou/et noir et blanc, photocopieurs multifonctions… Ils sont passés entre l’entreprise qui possède et utilise les photocopieurs et un fabricant, voire avec un distributeur ou un prestataire spécialisé.

En fonction de la société à laquelle vous vous adressez, votre contrat de maintenance inclut les prestations suivantes :

  • L’entretien régulier des machines : à un rythme défini à l’avance (une fois par an, par trimestre, par mois…), un technicien se déplace sur site pour vérifier les photocopieurs. Il procède à une révision complète du matériel, à sa mise à jour si nécessaire, au remplacement de certains consommables (hors papier et agrafes)…
  • Le dépannage et les services client : en cas de problème sur une machine (problème de connexion réseau, qualité moindre d’impression, bourrage papier, message d’erreur…), vous pouvez bénéficier d’une assistance téléphonique. Certains prestataires proposent une formation aux utilisateurs afin de garantir un emploi optimal de l’appareil. Ils se chargent aussi de la connexion au réseau et du paramétrage.
  • Les réparations : dans un délai plus ou moins court (4 à 8 heures généralement après signalement du problème), un technicien se rend sur place pour diagnostiquer la panne. Si possible, il change les pièces défectueuses et répare le photocopieur. Dans le cas contraire, le matériel est emporté à l’atelier de réparation. Une machine de remplacement peut vous être proposée.

Par conséquent, un contrat de maintenance complet doit contenir les visites de maintenance préventive, l’assistance en cas de problème et le dépannage. Pour cette dernière prestation, doivent être compris les frais de déplacement du technicien, les fournitures et pièces de rechange et la main d’œuvre. Attention, certains de ces services peuvent être de simples options en fonction du professionnel auquel vous vous adressez.

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Les avantages

Les avantages sont nombreux et c’est ce qui rend la signature d’un contrat de maintenance photocopieur indispensable. Voici les principaux :

  • Grâce à un entretien régulier de vos photocopieurs et imprimantes par un spécialiste, votre matériel subit moins de panne et allonge sa durée de vie en bon état
  • En cas de panne, vous ne payez rien, puisque le contrat comprend les frais de déplacement, la main-d’œuvre et les pièces de rechange. Vous maîtrisez votre budget. Certains prestataires proposent la reprise du matériel défectueux et le remplacement.
  • Vous êtes dépanné rapidement et vous ne restez pas pendant de longs jours sans la possibilité d’imprimer vos documents
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A quoi devez-vous faire attention ?

Avant de signer un contrat de maintenance, prenez connaissance de ce qui suit. Ces informations peuvent vous être utiles et vous éviter bien des déconvenues :

  • Les points essentiels du contrat : il doit impérativement mentionner le matériel concerné, les tarifs, les obligations des deux parties signataires, les conditions générales et particulières, les conditions d’annulation et de rétractation, les conditions de reconduction, la durée du contrat.
  • Le coût du contrat de maintenance : il est souvent établi en fonction du nombre estimé ou réel de copies couleur et de copies noir et blanc, sachant qu’une copie couleur coûte en moyenne 10 fois plus chère qu’une copie en noir et blanc. Faites attention aux frais annexes, comme une éventuelle taxe « verte » ou des frais de dossier.
  • Le contrat de maintenance vous concerne, que vous ayez acheté ou loué votre photocopieur. Dans le cadre d’une location, le contrat de maintenance peut être inclus. Il couvre généralement la même durée, soit entre 3 et 5 ans en moyenne. Dans le cadre d’un achat, votre distributeur vous propose aussi un contrat d’entretien et de maintenance dont la durée peut être variable, de 1 an à plusieurs années.
  • La réputation du prestataire et sa localisation géographique : pour une intervention rapide, choisissez un prestataire dont les locaux sont proches des vôtres. Vérifiez aussi le sérieux de l’entreprise. Et choisissez un professionnel qui connaît votre matériel, la marque, les composants…

Dans tous les cas, il est conseillé de multiplier les devis avant de signer un contrat de maintenance.

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