Comment assurer le dépannage d’un photocopieur ?

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Un photocopieur en panne et c’est toute la vie d’un service, voire d’une entreprise, qui en subit les conséquences. C’est d’autant plus vrai quand le photocopieur est multifonction et qu’il sert d’imprimante, de fax et de scanner. Les causes d’une panne sont nombreuses. Et le matériel utilisé étant toujours plus sophistiqué et complexe, les réparations peuvent vite prendre de l’ampleur. C’est pourquoi, quand vous louez ou achetez un copieur professionnel, il faut impérativement se poser la question de sa maintenance et des dépannages éventuels.

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Les pannes les plus fréquentes sur un photocopieur

Si vous utilisez au quotidien un photocopieur professionnel, voici les pannes auxquelles vous avez certainement été déjà confronté. Et celles qui risquent d’arriver, notamment si vous utilisez « mal » votre matériel :

  • Le bourrage papier
  • Des messages d’erreur intempestifs et incompréhensibles
  • Un problème de connexion à un ou plusieurs postes informatiques du réseau
  • Des problèmes de consommables (cartouches, papier, toner…)
  • Une qualité d’impression réduite : des marques, des traces, des problèmes de couleur, de netteté…
  • Une vitesse d’impression réduite
  • Une panne électrique, le photocopieur ne démarre plus
  • La mémoire saturée
  • Les fonctions scanner ou fax sont inaccessibles
  • Etc.

Certains de ces problèmes, comme le bourrage papier, peuvent facilement être réglés sans intervention d’un professionnel. Mais dans la majorité des cas, une panne sur un photocopieur professionnel demandera un diagnostic poussé et des réparations.

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Comment réparer un photocopieur et à qui s’adresser ?

Si votre photocopieur est en panne et que vous avez essayé toutes les solutions pour le réparer, reste à faire appel à un professionnel. Dans l’idéal, au moment de l’achat de votre matériel ou de sa location, vous devez souscrire un contrat de maintenance. Celui-ci comprend en général la maintenance, le dépannage et les réparations. Les déplacements des techniciens et les pièces de rechange sont compris dans ce contrat. Ce qui vous permet de faire de réelles économies sur le long terme. Si vous n’avez pas souscrit un tel contrat, faites appel à une entreprise de dépannage spécialisée dans les photocopieurs. Privilégiez une société :

  • Proche de votre entreprise pour une réactivité optimale
  • Spécialiste de la marque de votre matériel : c’est l’assurance que le réparateur dispose du savoir-faire nécessaire, mais aussi des pièces de rechange adaptées et des consommables compatibles
  • À la bonne réputation
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Prix des réparations

Les photocopieurs sont des machines de plus en plus complexes, connectées en réseau et dotées de multiples fonctions et composants. Par conséquent, les réparations peuvent vite être très onéreuses, surtout si vous n’avez pas de contrat de maintenance. En effet, dans ce cas, seront à votre charge :

  • Le prix du déplacement sur site du technicien
  • Le prix de la main d’œuvre, du diagnostic de la panne à sa résolution
  • Le prix des pièces détachées à changer
  • Le prix des consommables

Pour réduire considérablement le prix d’un dépannage, établissez un contrat de maintenance. Celui-ci comprend notamment l’entretien régulier de votre matériel, ce qui a pour effet de limiter les risques de panne et autres dysfonctionnements.

Comment éviter et prévenir les pannes ?

Voici quelques conseils d’entretien et d’utilisation qui vous permettront de maintenir le plus longtemps possible votre photocopieur en bon état de marche :

  • Pour éviter les bourrages papier, ne surchargez pas les bacs ; dans un même bac, ne mélangez pas les types de papier que ce soit au niveau de leur grammage ou de leur format ; et stockez le papier dans un endroit sec, à l’abri de la lumière et de la chaleur. Et en cas de bourrage, ne forcez pas la machine, ne déchirez pas les feuilles coincées.
  • En cas de saturation de la mémoire, supprimez tout ou partie des documents stockés sur le disque dur du photocopieur
  • Dépoussiérez régulièrement votre matériel, notamment le capot, le chargeur, les bacs, l’écran de contrôle et la vitre du scanner
  • Ne scannez pas et ne photocopiez pas de documents comprenant du correcteur liquide ou des agrafes… Ils peuvent laisser des marques, des rayures et des résidus.
  • Utilisez uniquement des cartouches d’encre et de toner compatibles avec la marque de votre photocopieur
  • Choisissez un emplacement bien ventilé, qui n’est pas sujet à des variations extrêmes de température et sans humidité
  • Ne posez pas de café (ou autre) sur la machine, afin d’éviter que n’importe quel liquide se répande par accident dans la machine

En plus de ces préconisations, faites régulièrement vérifier votre matériel par une entreprise spécialisée. La maintenance préventive permet en effet de prolonger durablement la vie de votre photocopieur.

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