Le principe
Pour organiser une réunion téléphonique, deux solutions sont possibles et peuvent être complémentaires : l’audioconférence et la visioconférence.
Système d’audioconférence
Lors d’une même conversation téléphonique, grâce à ce système, plus de deux interlocuteurs peuvent intervenir simultanément. Différentes solutions existent. La plus simple, mais aussi la moins performante, consiste à utiliser le mode haut-parleur d’un téléphone fixe. Il est aussi possible de se servir d’une pieuvre téléphonique. Cet appareil a l’avantage de mieux répartir le son et de capter plus efficacement la voix de chaque intervenant dans une même salle de réunion. Ces outils fonctionnent de manière analogique (RTC) ou numérique (VoIP).
Système de visioconférence
Désormais, avec les nouvelles technologies, on peut joindre la parole et le geste au cours d’une conférence téléphonique. Avec la visioconférence, différents interlocuteurs situés à des endroits différents peuvent se réunir et suivre leur conversation de manière auditive et visuelle à la fois. Ce qui permet de transmettre un message de manière complète et optimale. La visioconférence s’appuie sur la technologie SIP (Session Initiation Protocol). C’est en utilisant le réseau internet, un logiciel et/ou du matériel compatible VoIP (Voice over Internet Protocol) qu’a lieu la conférence.
Les avantages de la conférence téléphonique
Mettre en place un système de conférence téléphonique offre de nombreux avantages à votre entreprise, à vos collaborateurs et à vos clients :
- Productivité : en fluidifiant les échanges entre les services et entre les personnes internes et externes à votre organisation, aucune information ne se perd et vous gagnez en efficacité et en rapidité dans la réalisation de vos projets
- Economie : en permettant à vos employés, à vos clients, à vos prestataires… de se réunir « virtuellement » et « simultanément », vous limitez les déplacements physiques. Ce qui vous fait gagner du temps et, par conséquent, contribue à réduire les coûts. Qui plus est, une solution de téléphonie d’entreprise IP, c’est-à-dire qui exploite le réseau internet, est plus avantageuse financièrement qu’une solution de téléphonie traditionnelle
- L’image de votre entreprise : la conférence téléphonique, et plus particulièrement la visioconférence, donne une image moderne et efficace à votre société, ce qui contribue à la réputation de votre marque
Les solutions techniques pour votre standard d’entreprise
Pour organiser une réunion téléphonique, rien de plus simple. Il suffit d’appeler un premier interlocuteur et de le mettre en attente le temps de convier les autres participants à la conférence. Chaque interlocuteur reste à son poste et converse librement avec tous les membres de la réunion.
Il est aussi possible d’utiliser un service de conférence en ligne, audio ou vidéo. Là aussi, la méthode d’utilisation est très simple. Un numéro de téléphone est associé à la salle de réunion ainsi qu’un code d'accès. En appelant ce numéro et en renseignant le code de sécurité, tous les invités peuvent participer à la conférence en ligne.
Enfin, la plupart des standards téléphoniques de type IPBX intègrent une fonctionnalité conférences téléphoniques. Ce modèle de standard est relié à la connexion internet de l’entreprise. Grâce à la technologie VoIP, la voix (le son), mais aussi l’image (la vidéo), est transformée en données numériques et transite via le réseau internet.
