Les obligations que votre caisse enregistreuse doit remplir

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La grande majorité des commerçants utilisent cet outil pour encaisser leurs clients. Toujours plus perfectionnés, ces appareils servent désormais aussi à la gestion de la comptabilité, des stocks, des équipes…, entre autres fonctionnalités. Celles-ci sont multiples et dépendent des fabricants et de l’activité professionnelle pour laquelle elles sont conçues. Si un commerçant n’est pas tenu par la loi de posséder une caisse enregistreuse, celle-ci doit désormais répondre à un cahier des charges bien précis. Objectif : lutter contre toutes les fraudes que rendaient possibles les anciens systèmes et logiciels de caisse.

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Fraudes à la caisse enregistreuse

Les autorités françaises ont les fraudes à la caisse enregistreuse dans le viseur. Mais comment les commerçants et autres professionnels pouvaient-ils « tricher » et dans quel but ? Dans l’absolu, la fraude à la caisse enregistreuse revient à dissimuler les recettes provenant des paiements en espèces de leurs clients. Le commerçant ou l'entreprise réduit ainsi artificiellement son chiffre d’affaires et, par conséquent, le montant de la TVA à régler à l’Etat ainsi que son impôt sur les sociétés. Cet argent sert aussi à rémunérer les employés « au noir » et donc, à s’exonérer des charges sociales. Autre conséquence de ce système frauduleux : le travailleur ainsi rémunéré ne paye pas l’impôt sur le revenu.

Les fraudes à la caisse enregistreuse représenteraient environ une perte de 10 milliards d’euros pour l’Etat.

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Systèmes et logiciels de caisse certifiés sécurisés 2018 : ce que dit la loi

À partir du 1er janvier 2018, tous les commerçants et professionnels assujettis à la TVA doivent utiliser un logiciel ou un système de caisse enregistreuse certifié sécurisé. 

Cette obligation s’inscrit dans la loi des finances 2016 (article 88) et poursuit l’objectif d’éradiquer les appareils qui permettaient de frauder. En cas de non-conformité, le professionnel pourra être puni d’une amende de 7 500 € par caisse.

Selon la loi, le logiciel de caisse doit « satisfaire aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données » afin d’empêcher toute dissimulation de recettes.

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Votre caisse enregistreuse est-elle conforme ?

Il est plusieurs applications qui rendent potentiellement frauduleuse votre caisse enregistreuse, à savoir, entre autres :

  • Réaliser un abandon de transaction sans saisir le règlement
  • Supprimer une ligne d’un ticket en cours de saisie
  • Supprimer une note en attente
  • Réimprimer une note
  • Impression en mode « école »
  • Supprimer la mention « école » du ticket
  • Annuler tout ou partie d’un ticket encaissé, simuler une erreur de saisie
  • Travailler sur une date différente de celle du jour pour passer des recettes sur une date fictive invisible dans le Z
  • Réimprimer un ticket déjà encaissé sans la mention « duplicata »
  • Modifier un ticket déjà encaissé

Si une ou plusieurs de ces actions est ou sont rendue(s) possible(s) par votre matériel, qui plus est sans laisser de traces, vous devez en changer sous peine d’être amendé. Votre caisse enregistreuse ne peut être certifiée conforme.

Une caisse enregistreuse certifiée (NF525) doit pouvoir :

  • Identifier les processus et données d’encaissement
  • Sécuriser l’enregistrement des données relatives à l’encaissement
  • Permettre la traçabilité des opérations d’encaissement
  • Archiver et conserver les données d’encaissement
  • Ne pas proposer de fonction permettant d’occulter les données d’encaissement

La principale obligation que doit remplir votre caisse enregistreuse est la transparence. Toutes vos opérations doivent être accessibles et archivées.

Comment être sûr que ma caisse enregistreuse remplit toutes les obligations légales ?

Pour s’équiper, vous avez deux possibilités :

  • Remplacer votre matériel ou votre logiciel de caisse
  • Si elle est possible et disponible, exécuter la mise à jour de votre logiciel de caisse

Pour être certains que votre caisse enregistreuse et son logiciel sont dans les règles, ils doivent être certifiés conformes. Les marques NF et LNE attestent la conformité des produits. Certains éditeurs de logiciels s’autocertifient eux-mêmes, c’est-à-dire qu’ils ne font pas appel à des organismes tiers accrédités. Ils délivrent alors une attestation de conformité individuelle.  

En cas de contrôle par l'administration, cette attestation devra être produite. Le commerçant doit par ailleurs répondre à d’autres obligations, notamment concernant la tenue d’une comptabilité irréprochable avec le détail et la justification de toutes ses recettes.

Pour approfondir

Tout savoir sur la NF 525 : obligations, délais, contrôles, pénalités...

La mise en place de nouvelles normes en matière de caisse enregistreuse dès janvier 2018 est une obligation pour les commerçants assujettis à la TVA. Pour connaître dans les détails ce qui compose cette loi, n'hésitez pas à consulter la page caisse enregistreuse norme 2018 afin de mieux cerner les attentes du gouvernement. Vous y trouverez une multitude d'informations importantes à savoir pour respecter les règles en vigueur.  

Caisses enregistreuses : que dit la loi française ?

En France, depuis le 01/01/2018, tous les professionnels assujettis à la TVA doivent pouvoir justifier d’un système et d’un logiciel de caisse « inviolables ». L'objectif de ce que l'on surnomme la "loi caisse enregistreuse" : faire disparaître les anciens systèmes trop permissifs et qui servaient à dissimuler des recettes au fisc. Si vous êtes commerçant et que vous possédez une caisse enregistreuse, celle-ci doit donc être en règle, ce que vous pourrez prouver grâce à un certificat de conformité. Il est d’autres obligations qui encadrent votre activité professionnelle, notamment la nécessité de tenir une comptabilité irréprochable. Ce à quoi vous aide votre logiciel de caisse tactile, à condition qu’il soit certifié "anti-fraude".


La caisse-enregistreuse est-elle obligatoire ?

Lorsqu’on tient un commerce, peu importe sa taille, il est nécessaire d’encaisser ses clients, que ceux-ci payent en espèce, par chèque, par carte bleue… Qui plus est, il est obligatoire, pour chaque transaction, de fournir un ticket de caisse en deux exemplaires : un pour le client et l’autre pour votre comptabilité. Dans cette mesure, la caisse enregistreuse est-elle obligatoire ou pas ? Cette machine sert en effet à calculer le montant des transactions et le rendu monnaie, mais aussi à éditer tous les justificatifs de vos recettes. Elle est donc fondamentalement pratique et évite bien des erreurs de caisse. Pour autant, en tant que commerçant, vous avez toujours le droit d’utiliser uniquement calculatrice, carnet à souches et stylo. Mais une caisse enregistreuse ne serait-elle pas bien plus fonctionnelle ? 

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