La norme NF525 : Votre caisse enregistreuse aux normes 2018

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Afin de réduire l'impact des fraudes à la TVA sur le budget de l'Etat, le gouvernement a décidé de mettre en place de nouvelles règles concernant les logiciels de caisses enregistreuses, applicables en janvier 2018. Chaque transaction devra être conservée dans d'excellentes conditions.  Elles devront être inaltérables, impossibles à modifier et conservées de manière sûre pour une durée imposée. 

Pour mieux comprendre et connaître les tenants et les aboutissants de cette nouvelle norme, choisirpro.com vous propose ici un tour complet des obligations de caisse enregistreuse imposées en 2018.

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La norme NF525 : Votre caisse enregistreuse aux normes 2018 

À partir du 1er janvier 2018, tous les commerçants français assujettis à la TVA devront utiliser un logiciel de caisse sécurisé et certifié. Cette obligation pour caisse enregistreuse est définie par la loi de finances de 2016 dans l’article 88. Son objectif : lutter contre la fraude à la TVA. Cette fraude s’élève selon Bercy à près de 14 milliards d’euros de pertes dont 3 seraient directement imputables à des fraudes issues de caisses enregistreuses.

Le champ d’application de ce dispositif rigoureux est mis en place pour tous les professionnels assujettis à la TVA et traitant avec des particuliers et des professionnels ou des particuliers exclusivement. Les entreprises assujetties à la TVA et ne traitant qu’avec des professionnels, soit en B To B, sont exclues de cette obligation. Toutefois, ces professionnels sont libres de s’équiper avec du matériel d’encaissement aux normes.

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Qu’est-ce que la norme NF525 ?

C’est la norme NF 525 ou LNE qui définit les règles que doivent désormais appliquer les éditeurs de logiciels de caisse enregistreuse. Elle a été établie de concert par tous les acteurs du domaine : utilisateurs, fabricants, éditeurs de logiciels, le tout étant validé par l’État.

Les produits certifiés NF 525 permettent :

  • L’identification des processus et des données d’encaissement
  • La sécurisation de l’enregistrement de tous les éléments d’encaissement grâce à la signature électronique
  • La création d’une piste d’audit grâce à un outil de traçabilité de chaque opération d'encaissement
  • L’archivage et la conservation des données d’encaissement
  • L’absence de fonction permettant la dissimulation des données d’encaissement

Pour résumer, la norme NF 525 garantit la sécurité et le suivi électronique de l’ensemble des encaissements réalisés avec un logiciel de caisse enregistreuse.

Un logiciel de caisse traite " informatiquement" les informations saisies sur la caisse enregistreuse.
Pour obtenir une certification, ce logiciel doit garantir la sécurisation, l’inaltérabilité et la conservation ( archivage) des informations saisies en vue d’un contrôle de l’administration fiscale. 

Il doit donc empêcher la dissimulation d’opérations après leur enregistrement. Toute saisie ne peut être modifiée sans laisser de traces.

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Comment prouver la conformité de son matériel ?

En fonction de votre situation, diverses solutions s’offrent à vous.

  • Si vous possédez déjà une caisse enregistreuse, vous devez vous assurer que le logiciel est en conformité avec la norme NF 525. Contactez l’éditeur, lequel pourra vous proposer une mise à jour fiscale. Dans certains cas, il est nécessaire de remplacer le logiciel, voire le matériel, par une version sécurisée et certifiée.
  • Si vous ne possédez pas encore de caisse enregistreuse, vous devrez vous équiper d’un modèle aux normes. La marque NF ou la marque LNE atteste de la conformité des produits. Certains éditeurs procèdent à une auto-certification.

L’éditeur de votre logiciel de caisse doit communiquer une attestation de conformité individuelle ou un certificat d’homologation délivré par un organisme tiers accrédité. Ces certificats d’homologation sont délivrés par deux entités : l’AFNOR et le LNE. Ces deux entités sont elles-mêmes validées grâce à un agrément du COFRAC.

Comment reconnaître un matériel certifié ou non ?

Vous avez récemment acquis du matériel d’encaissement, mais ne savez pas exactement si ce dernier est certifié ou non. La plupart du temps, les fournisseurs de matériel d’encaissement vous remettent en main propre un certificat de conformité avec la loi des finances si votre matériel est conforme.

Toutefois, sachez que vous ne répondez pas aux règles imposées si votre matériel peut :

  • Faire un abandon de saisie de vente
  • Enlever une ligne d’un ticket en cours de saisie
  • Changer la date d'un ticket
  • Effacer tout ou partie d’un ticket encaissé ou en modifier les données, et ce sans laisser de traces dans un journal

Le changement de matériel au bénéfice d'une mise en conformité peut également vous apporter un nouvel outil plus performant dans la gestion de votre quotidien. 

Que risque-t-on en cas de non-conformité ?

L’encadrement des encaissements et l’inaltérabilité des transactions vont limiter grandement les fraudes. Les contrôles de matériel de caisse seront inopinés et réalisés par des agents de l’administration fiscale.

Dès le début de l’année 2018, en cas de contrôle de votre matériel et d’absence d’attestation, vous aurez 60 jours pour vous mettre en règle. En cas de manquement à la loi, vous êtes passible d’une amende de 7 500 € par logiciel ou système non conforme. Vous disposerez alors d’un délai de 6 mois pour vous équiper d’un logiciel mis à jour ou de nouveau matériel conforme. L’attestation que vous remettra le fournisseur de logiciel et de matériel vous permettra de justifier de votre mise en conformité auprès du Fisc.

A compter du 30/05/2017, deux intervenants sont accrédités par la COFRAC qui est l'instance nationale d’accréditation :

  • AFNOR certification (secrétariat technique INFOCERT), accréditation n°5-0030 pour le référentiel « NF 525 »
  • Laboratoire National de Métrologie et d’Essais (LNE), accréditation n°5-0012 pour le référentiel « Référentiel de certification des systèmes de caisse »

Votre logiciel doit donc avoir une certification NF 525 ou LNE. Certains éditeurs de logiciels s’auto certifient, mais ils sont rares. 

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