Dans quels cas la caisse enregistreuse est-elle obligatoire ?

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Nombre de commerçants se posent cette question et c’est légitime. Quand on exerce une activité commerciale, doit-on obligatoirement posséder et utiliser une caisse enregistreuse ? Ces machines servent, en résumé, à automatiser les opérations liées aux transactions entre commerçants et clients. Contrairement à ce que l’on pourrait croire de prime abord, il n’y a aucune obligation de caisse enregistreuse pour votre activité, quelle qu’elle soit. Mais une calculatrice, un calepin et un stylo pourraient-ils suffire à la bonne marche de votre commerce ?


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Ce que dit la loi

Dans la réglementation actuelle, en France, aucune loi n’oblige les commerçants à se servir d’une caisse enregistreuse. Cet appareil n’est en rien obligatoire, quels que soient la nature de votre activité, votre chiffre d’affaires, votre localisation, la taille de votre entreprise…

Concernant les caisses enregistreuses, la principale obligation légale concerne les logiciels et systèmes de caisse. Depuis le 1er janvier 2018, ils doivent être certifiés et sécurisés dans le but de lutter contre la fraude.

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Les obligations du commerçant

Si l’utilisation d’une caisse enregistreuse n’est pas obligatoire, les commerçants sont soumis à un certain nombre d’obligations légales :

  • Établir une comptabilité « régulière, sincère et fidèle à la réalité de l’entreprise », tâche qui peut être confiée à un expert-comptable
  • Enregistrer de façon chronologique tous les mouvements
  • Établir une facturation
  • Fournir un ticket de caisse en deux exemplaires pour toute transaction/prestation supérieure ou égale à un montant de 25 €. Il est également obligatoire pour une somme inférieure si le client l’exige. Ce ticket de caisse doit comporter toutes les mentions légales nécessaires : numérotation, montant à payer, date, dénomination produit/service…
  • Faire un inventaire au moins une fois par an
  • Établir les comptes annuels à la fin de chaque exercice
  • Détenir un compte bancaire
  • Conserver pendant au moins 10 ans toutes les pièces comptables

À retenir : dans tous les cas, le commerçant doit pouvoir justifier auprès de l’administration fiscale l’ensemble de ses recettes et être en mesure de présenter une comptabilité irréprochable.

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Intérêts de remplacer sa calculatrice et son carnet à souches par une caisse enregistreuse

Afin de tenir une exacte comptabilité et de pouvoir justifier l’ensemble de ses recettes, il est recommandé de s’équiper d’une caisse enregistreuse. Car cet appareil est bien plus qu’une simple machine à calculer capable d’éditer des tickets et d’encaisser les paiements. La caisse enregistreuse, même basique, vous aide en effet à assurer la bonne santé de votre activité commerciale. En effet, elle est utile pour :

  • Gérer le détail des notes : les paiements séparés, les promotions, les montants TTC et HT, calcul de TVA…
  • Afficher et éditer les tickets Z, les différents relevés de caisse…
  • Réduire les temps d’encaissement
  • Proposer un environnement agréable à vos clients
  • Simplifier le travail des vendeurs

Si vous optez pour une caisse enregistreuse munie de fonctionnalités avancées et d’un logiciel adapté à votre métier, elle vous permettra également de :

  • Gérer vos stocks
  • Établir et analyser des statistiques de vente
  • Contrôler l’évolution du chiffre d’affaires
  • Superviser le travail de vos équipes
  • Etc.

En définitive, une caisse enregistreuse, en plus de vous aider efficacement à vous acquitter de vos obligations comptables, devient un véritable outil de gestion de votre commerce. Elle vous fait gagner du temps, ce qui vous permettra de vous consacrer à toutes les autres tâches indispensables au fonctionnement et au développement de votre activité professionnelle.

Qui plus est, en fonction de vos besoins, vous pourrez acheter une caisse enregistreuse ou la louer. L’offre en la matière est vaste et vous trouverez sans peine la solution d’encaissement la plus appropriée à vos exigences.

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