Le télésecrétariat : une solution pour optimiser votre temps de travail

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Le télésecrétariat délègue la réception des appels téléphoniques à une personne ou à un groupe de personnes qui ne se trouvent pas dans votre cabinet ou bureau. Cette solution vous offre l’avantage de ne plus être dérangé par le téléphone et vous pourrez ainsi avoir toute latitude pour exercer votre métier. Le télésecrétariat offre à vos patients et clients une permanence téléphonique qui limitera leur attente et augmentera ainsi leur satisfaction.

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Le télésecrétariat : un service à la carte

Que vous en ayez besoin à la journée ou bien encore sur une période de vacances, à moins que ce soit sur toute l’année, les offres de télésecrétariat s’adaptent à vos besoins. En effet, vous pourrez souscrire à une offre ponctuelle ou pérenne de permanence téléphonique. La liberté est le maître mot en la matière. Les tarifs pratiqués sont souvent dégressifs : plus vous vous engagez, moins vous payerez cher votre forfait. Il y a généralement un prix de base et un tarif par appel pris pour vous. Si vous exercez une profession dans le domaine médical ou juridique, vous pouvez avoir un ou une secrétaire spécialisée. 

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Une mise en place personnalisée de votre prestation de télésecrétariat

Avant de commencer la mise en place de votre télésecrétariat, vous donnerez vos directives concernant l’accueil de votre patientèle ou clientèle, mais également la gestion de votre agenda. Une phrase d’accueil, un message d’attente le temps de la prise en charge de l’appel... : vous donnerez vos consignes et ces dernières seront respectées à la lettre. 

Les compétences et les capacités des télésecrétaires sont reconnues et validées par des diplômes et de l’expérience. Ainsi, vous pourrez être serein quant au professionnalisme de l’accueil et de la prise de rendez-vous qui auront lieu par téléphone. Votre agenda en ligne sera mis à jour instantanément, évitant ainsi les doublons de prise de rendez-vous. 

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En télésecrétariat : le traçage du temps travaillé pour vous

L’un des éléments de réticence qui reviennent souvent sur le devant de la scène lorsque l’on parle de télésecrétariat est relatif au contrôle du temps travaillé. Avec le choix d’une prestation de télésecrétariat, vous pourrez être assuré de payer justement le temps qu’un télésecrétaire a passé pour vous. En effet, vous aurez un suivi détaillé de tous les appels, de leur durée ainsi que leur consignation dans un cahier de suivi en ligne. Vous pourrez ainsi être totalement tranquillisé quant à la facturation qui vous est adressée. Si vous souscrivez à une prestation auprès d’un télésecrétaire indépendant, vous ne pourrez avoir la même garantie. Il vous faudra établir une confiance certaine pour ne pas soupçonner d’abus sur la facturation.

Les avantages du recours au télésecrétariat

Le télésecrétariat offre de multiples avantages que nous allons vous lister ici. En premier lieu, vous pouvez vous consacrer pleinement à votre activité principale. En effet, déchargé du temps de réponse par téléphone, vous aurez uniquement du temps effectif pour votre activité. La réponse rapide, professionnelle et régulière par téléphone donnera à vos clients et patients une haute satisfaction. 

  1. Vous n’aurez pas à gérer une embauche et les contraintes administratives qui vont avec. 
  2. Vous recevrez une facture à régler en fin de mois. Cette dernière correspondra au travail que les télésecrétaires auront fourni pour vous. Vous aurez un numéro de téléphone dédié ou pourrez conserver le vôtre. 
  3. Vous n’avez aucun investissement de matériel à prévoir. 
  4. La simplification des formalités administratives vous rend la gestion de ce service très pratique et peu chronophage. 
  5. Vous aurez également à disposition des télésecrétaires compétents et professionnels qui pourront être spécialisés dans votre domaine d’activité. Ainsi, un accueil professionnel, courtois, compétent sera disponible pour votre clientèle ou patientèle. 

Avec le télésecrétariat, vous pourrez également avoir un accès en ligne à votre agenda de rendez-vous. En conservant la main dessus, vous pourrez réserver des créneaux et même poser des rendez-vous en direct. 

Le télésecrétaire fera rapidement partie de votre équipe.

Pour approfondir

Le télésecrétariat médical : l'externalisation de votre accueil téléphonique

De la prise de rendez-vous jusqu'à l'envoi de mail, la mise en place d'un télésecrétariat médical peut s'avérer particulièrement utile. Pas d'espace à consacrer en cabinet, tout se passe sur une plateforme d'appels téléphoniques. Vos patients trouveront un accueil agréable et une amplitude horaire pouvant aller jusqu'à 24h/24. N'hésitez pas à consulter la page que nous avons consacrée à ce type de standards téléphoniques : vous en apprendrez plus sur comment se mettent en place ces solutions de secrétariat.

Zoom sur le métier de télésecrétaire

Quel que soit votre secteur d’activité, vous pourrez avoir recours au prestataire de service qu’est un télésecrétaire. Travaillant en indépendant ou depuis une plateforme, il prendra en charge votre accueil téléphonique, il gérera votre planning et les prises de rendez-vous et pourra même selon la formule choisie répondre à vos mails courants. 

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