Toutes les sociétés aujourd'hui, et peu importe leur taille ou leur domaine d'activité, ont besoin d'une permanence téléphonique de premier ordre. Il constitue la première image renvoyée à l'extérieur par l'entreprise.
Alors vous aussi, vous avez besoin de cette permanence téléphonique externalisée et vous souhaitez un devis en ligne ? Vous êtes au bon endroit, notre permanence à nous pour vous guider se fait 24 heures sur 24 !
- Pour ne pas perdre les appels souvent synonymes de commandes clients
- Pour les mettre en confiance dans un but commercial
- Pour structurer, organiser et aiguiller les communications
- Pour allonger vos temps d'écoute
- Pour cadrer vos rendez-vous
- Pour gagner du temps : répondre au téléphone est chronophage
- Pour filtrer : vous n'aurez pas à réexpliquer plusieurs fois la même chose
- Pour réduire vos coûts lié à un salarié
Préparez son devis : définir vos besoins
Cette étape est importante. Si vous êtes plusieurs petites entreprises souhaitant mutualiser vos besoins, soyez en accord sur vos propres horaires pour la gestion de vos appels et les directives concernant l'agenda avant de demander vos devis en ligne.
Précision: on fait une distinction entre permanence téléphonique et télésecrétariat. Le premier est un sous-ensemble du second dont les missions englobent plus largement toutes les tâches du secrétariat qui pourraient être réalisées physiquement dans vos murs par un ou une salarié (e).
La permanence téléphonique
Pour faire votre choix de fournisseur, et ils sont nombreux, nous vous proposons de faire avec vous un tour d'horizon de vos besoins. Certains ne pourront peut-être pas répondre à votre demande selon les options.
Estimez également le nombre d'appels que vous allez recevoir. Critère déterminant pour les tarifs.
Pour quelles raisons faites-vous appel à ce service ?
- Le lancement de votre entreprise
- Pallier l'absence d'une secrétaire malade
- Répondre à une période de forte activité
Quelles sont vos exigences en matière horaires ?
- L'amplitude (souvent de 8 heures à 20 heures)
- L'allongement aux week-ends et jours fériés
- Compléter les horaires d'un secrétariat physique existant
Quelles sont vos demandes liées à la gestion de l'appel ?
- La prise de rendez-vous et la gestion de votre agenda
- La filtration des appels
- Des messageries personnalisées
- Vous souhaitez garder la main sur certains appels ?
- Avez-vous besoin d'un accueil bilingue, trilingue ?
Le télésecrétariat
Le télésecrétariat opère des missions plus vastes et plus larges, correspondant aux missions d'un secrétariat classique, mais là encore externalisé.
Au-delà de la permanence téléphonique susnommée, le service de télésecrétariat peut assurer la rédaction des courriers et courriels, la mise à jour et la tenue des plannings du personnel, l'archivage et encore toute une série de services appropriés à la fonction.
Il existe un sous-ensemble bien spécifique : le télésecrétariat médical. Nos partenaires offrent également ces prestations spécialisées. Si votre demande de devis concerne un tel service, assurez-vous que la ou les standardistes aient les aptitudes médicales nécessaires.
Les tarifs
De votre demande dépendront les tarifs de votre permanence téléphonique. Ils peuvent être proposés au message pris, à l'appel décroché, mais le plus souvent, ces produits sont proposés par forfaits mensuels. Ils débutent aux environs de 20 euros par mois.
Plusieurs options sont potentiellement combinables aux permanences téléphoniques externalisées, comme les Hotline dédiées à une problématique précise.
