Le télésecrétariat, un service humain sans la contrainte de l’embauche
En choisissant de confier votre secrétariat téléphonique à une agence spécialisée, vous recourez à un prestataire de service à distance et vous réglerez une simple facture. Vous n’aurez plus à subir les contraintes fastidieuses des déclarations d’embauches et des déclarations comptables. Une aubaine pour de nombreux travailleurs qui souhaitent se simplifier la vie quotidienne en entreprise.
Vous pourrez avoir un télésecrétaire attitré ou bien avoir un service global sur une plateforme et vos appels seront dispatchés sur les télésecrétaires disponibles. Vous pourrez également, selon les entreprises de télésecrétariat, formuler votre message d’accueil, d’attente et de décroché.
Certains télésecrétariats vous permettent d’avoir un service 24h/24 et 7j/7. Des praticiens comme des pédiatres ou des psychiatres peuvent plébisciter ces solutions-là pour offrir à leurs patients un accueil de qualité, et ce, en permanence.
Optimisez votre temps en déléguant les tâches récurrentes au télésecrétaire
De la prise de rendez-vous par téléphone à l’envoi de mail, le ou la télésecrétaire qui aura en charge la gestion de votre secrétariat téléphonique pourra vous suppléer dans de nombreuses tâches. Ce sera autant de temps disponible pour vous aider à mieux organiser votre temps de travail et passer du temps effectif auprès de vos patients et de vos clients. Ce gain de temps et de productivité est optimal et vous permet de réaliser votre travail dans de meilleures conditions. En attribuant mieux les tâches à chaque métier vous pourrez offrir à vos clients et patients des services plus qualitatifs.
Les qualités requises d’un télésecrétaire
Afin que vous puissiez sereinement déléguer votre secrétariat courant ainsi que vos appels téléphoniques à un secrétariat externalisé, vous devrez choisir un prestataire qui offre des garanties en matière de recrutement. La formation des télésecrétaires est indispensable pour que vous puissiez avoir une prestation de qualité. Certaines professions comme les professions médicales ou juridiques nécessitent des secrétaires spécialisés comme les secrétaires médicales.
En choisissant une entreprise de télésecrétariat qui vous garantit une formation adaptée des secrétaires à votre spécialité, vous aurez des secrétaires familiarisés avec votre jargon, vos protocoles, vos univers. Cela représente un gain de temps incroyable et vous permet de vous appuyer sans attendre sur un service de secrétariat de qualité.
Un ou une télésecrétaire doit avoir des qualités évidentes d’organisation, de mémorisation, elle doit avoir un bon relationnel, une bonne maîtrise des outils de bureautique, être à l’aise avec l’informatique, écrire sans faute d’orthographe et avec une bonne syntaxe. Les entreprises qui proposent des prestations de télésecrétariat doivent être en mesure de vous garantir ces qualités-là.
Télésecrétaire ou secrétaire à domicile : quelles différences ?
Lorsque vous recherchez à externaliser votre secrétariat, il s’offre à vous deux options. Vous pouvez recourir à une personne indépendante qui travaillera depuis chez elle : vous pourrez être son seul client, auquel cas elle sera votre employée. Elle pourra gérer aussi plusieurs clients et elle sera un prestataire de service qui vous facturera.
La seconde option est le recours à une entreprise de télésecrétariat. Cette entreprise va disposer d’une plateforme d’appel téléphonique et de nombreux télésecrétaires. Certains télésecrétaires de cette plateforme pourront être spécialisés en médical ou en juridique par exemple. Certaines autres plateformes sont entièrement dédiées à des corps de métier. Ainsi, peu importe le télésecrétaire qui prendra l’appel, votre patient ou client aura à son écoute quelqu’un de compétent et de formé pour lui répondre.
Quelle que soit la formule à laquelle vous souhaitez souscrire, il vous faudra comparer les offres et pour cela, rien de tel que des devis. Pour en recevoir plusieurs et minimiser votre temps de saisie, passez par notre plateforme ! Aucun engagement, totalement gratuit et rapide, vous pourrez très vite sélectionner l’offre qui vous convient le mieux.
