Tout savoir sur l'affranchisseuse en entreprise
L’arrivée d’une machine à affranchir dans un bureau est souvent vécue comme un soulagement. En effet, la tâche quotidienne de pesée, de calcul et d’affranchissement est fastidieuse pour de nombreuses personnes, sans compter que cela vous fait perdre un temps précieux sur d’autres tâches.
La machine à affranchir est donc un appareil qui pèse et qui imprime la taxe relative au transport de ce courrier sur l’enveloppe ou sur une étiquette.
En mettant en place une machine à affranchir, vous pourrez désormais réduire à néant les temps de trajet et d’attente que certains de vos employés effectuaient quotidiennement. En souscrivant à un service de retrait de vos courriers sortant à la Poste vous pourrez même ainsi externaliser l’expédition.
L’affranchissement et l’oblitération ne sont pas à confondre. L’affranchissement est le dépôt du timbre ou l’équivalent, l’oblitération c’est en quelque sorte l’accusé de prise en charge par les services postaux.
Comment fonctionne une machine à affranchir ?
Dorénavant connectées et numériques, les affranchisseuses sont équipées d'un écran tactile permettant un paramétrage et une personnalisation du timbrage. La machine est reliée au réseau de La Poste, pour garantir des tarifs à jour en permanence et communiquer les données de consommation pour facturation finale.
L'utilisation et le fonctionnement de la machine sont simples : une fois les options d'envoi choisies, elle imprime sur votre lettre ou colis une marque au tarif en vigueur (programmé ou en fonction du poids). Vous pouvez également personnaliser le marquage avec des empreintes ou "flammes" publicitaires, comme votre logo ou votre signature.
La pesée s'effectue grâce à une balance interne : classique ou dynamique, cette dernière étant utile lors de volumes importants à traiter.
Enfin, sachez que vous pouvez créer plusieurs comptes utilisateurs pour suivre la consommation et les dépenses par services ou par personne.
Qui est concerné par la mise en place de cet équipement ?
Toutes les entreprises peuvent être concernées par la mise en place d’une machine à affranchir. En effet, quel que soit le volume de courrier vous trouverez forcément la machine qui conviendra à vos besoins. En deçà de 5 courriers par jour néanmoins, elle n’apparaît pas nécessaire.
De la TPE au grand groupe en passant par les institutions, les services publics et les associations, il existe de nombreuses structures qui peuvent nécessiter la mise en place d’une machine à affranchir.
Quels intérêts pour les entreprises d’avoir un appareil en location ?
En choisissant la location d’une machine à affranchir, vous pouvez être certain que vous y trouverez plus d’un avantage ! Outre le temps gagné et l’économie de main-d’œuvre pour traiter tous les courriers au départ, vous pourrez avoir des affranchissements au gramme près et ainsi ajuster au mieux les tarifs de vos expéditions.
En louant une machine à affranchir, vous allez également passer un contrat avec la Poste, vous pourrez en fonction du volume de courrier que vous avez à traiter par mois, avoir accès à des tarifs préférentiels. Ainsi vous pourrez réaliser de nouvelles économies.
Les différents types de machines à affranchir
Il faut savoir qu’en termes de machine à affranchir il existe 3 principaux groupes :
- Les tpMAC sont les très petites Machines à Affranchir, elles offrent une solution pour les entreprises ou les structures qui envoie en moyenne moins de 20 courriers par jour.
- Les pMAC sont les petites machines à affranchir et elles répondent à des besoins se situant autour d’une cinquantaine de courriers par jour.
- Les MAI quant à elles sont les Machines à Affranchir Intelligentes. Elles gèrent aisément plus de 2000 plis par jour et peuvent assurer pour certains modèles des cadences impressionnantes de plus de 18 000 plis à l’heure ! On les conseille pour les entreprises qui dépensent plus de 1500€ d’affranchissement par mois.
Les tarifs des machines pour l'affranchissement des lettres et colis
Le budget de location d'une timbreuse varie de 18€ à 250€ mensuels, selon le modèle de la machine.
À ce coût il faut rajouter :
- Les frais d'affranchissement
- Les frais de gestion du contrat avec La Poste : 3€/mois
- Le prix du bloc publicitaire le cas échéant (43€/mois)
- Les recharges de cartouches d'encre
En bénéficiant des tarifs postaux entreprises et de remise en volume, vous pourrez rapidement rentabiliser votre investissement. En moyenne,les entreprises constatent une économie financière de près de 40%.
Quels sont les modèles homologués par la Poste en matière de machine à affranchir ?
La Poste accorde le droit de louer des machines à affranchir à seulement 4 sociétés qui sont les suivantes :
- Neopost
- Pitney Bowes
- Francotyp Postalia
- Frama Doc’Up
Ces sociétés louent, car elles n’ont pas le droit de vendre, des machines à affranchir. Les modèles connus à ce jour par la Poste sont listés dans le tableau suivant :
| Appellation postale | Catégorie postale | Concessionnaire | Auto installation par le client | Autorisation de dépôt * | Commercialisation par les concessionnaires |
|---|---|---|---|---|---|
| AC | tpMAc | FRANCOTYP POSTALIA | OUI | autorisée jusqu'au 30/06/2021 | commercialisation arrêtée |
| AE | MAi nouvelle génération | FRANCOTYP POSTALIA | OUI | autorisée | OUI |
| AJ | MAi nouvelle génération | FRANCOTYP POSTALIA | NON | autorisée | OUI |
| AT | tpMAc | FRANCOTYP POSTALIA | OUI | autorisée | OUI |
| AX | tpMAc | FRANCOTYP POSTALIA | OUI | autorisée | OUI |
| CP | MAi nouvelle génération | PITNEY BOWES | NON | autorisée | OUI |
| CT | tpMAc | PITNEY BOWES | OUI | autorisée | OUI |
| FM | MAi | DOC'UP | NON | autorisée | Suspendue |
| FP | pMAc | DOC'UP | NON | autorisée jusqu'au 30/06/2018 | commercialisation arrêtée |
| FR | MAi | DOC'UP | NON | autorisée | Suspendue |
| FT | tpMAc | DOC'UP | OUI | autorisée | Suspendue |
| HJ | tpMAc | NEOPOST | OUI | autorisée | OUI |
| HK | MAi | NEOPOST | NON | autorisée | commercialisation arrêtée |
| HL | tpMAc | NEOPOST | OUI | autorisée | commercialisation arrêtée |
| HP | MAi | NEOPOST | NON | autorisée | OUI |
| HQ | MAi | NEOPOST | NON | autorisée | OUI |
| HU | MAi | NEOPOST | NON | autorisée | OUI |
| HV | tpMAc | NEOPOST | OUI | autorisée | OUI |
| HZ | MAi | NEOPOST | NON | autorisée | OUI |
| MC | MAi | PITNEY BOWES | NON | autorisée | OUI |
| MD | MAi | PITNEY BOWES | NON | autorisée | OUI |
| MH | MAi | PITNEY BOWES | NON | autorisée | commercialisation arrêtée |
| ML | MAi | PITNEY BOWES | NON | autorisée | OUI |
| MM | MAi | PITNEY BOWES | NON | autorisée | OUI |
| MP | MAXi | PITNEY BOWES | NON | autorisée | OUI |
| MR | MAXi | PITNEY BOWES | NON | autorisée | OUI |
| MT | tpMAc | PITNEY BOWES | OUI | autorisée | OUI |
| SL | tpMAc | NEOPOST | OUI | autorisée | OUI |
| SM | MAi | NEOPOST | NON | autorisée | commercialisation arrêtée |
| SQ | MAi | NEOPOST | NON | autorisée | OUI |
| ST | tpMAc | NEOPOST | OUI | autorisée | commercialisation arrêtée |
| SU | MAi | NEOPOST | NON | autorisée | OUI |
| SZ | MAi | NEOPOST | NON | autorisée | OUI |
| Liste des machines dont l'autorisation d'utilisation a été retirée (ordre alphabétique) : |
|---|
| BE, BJ, BL, BN, BP, BR, BS, HA, HB, HC, HD, HE, HH, MF, MG, NK, NL, NP, NS, NX, NY, P, R, RC, SA, SB, SC, SE, SG, SJ, SP, SV, SX, VA, VB, VD, VK, VL |
| * lorsque l'autorisation de la Machine à Affranchir a été retirée (quelle que soit sa catégorie), celle-ci ne doit plus être utilisée par le client, conformément à l'article 1 du contrat d'utilisation d'une machine à affranchir. |
Pour approfondir
La mise sous pli : une opération à automatiser
Pour gagner du temps dans le traitement de vos courriers à expédier, une machine de mise sous pli peut vous aider grandement. Vous trouverez ici les informations pratiques sur ce qu'elles peuvent réaliser, les cadences auxquelles elles travaillent, ainsi que des indications comme le nombre de feuilles à mettre sous pli. Vous connaîtrez également les machines en option qu'il est possible d'ajouter, comme une affranchisseuse par exemple. Pour vous renseigner sur ces outils, n'hésitez pas à consulter la page qui les concerne.
Le pèse lettre : pour affranchir vos courriers au prix le plus juste
Pour effectuer l’affranchissement de ses lettres et colis au juste prix, le pèse-lettre s’avère être l’outil indispensable. Pratique et simple à manier, cet accessoire permet non seulement de réaliser des économies sur les frais postaux, mais aussi de gagner du temps en évitant les déplacements inutiles au bureau de poste. Affranchir son courrier et ses paquets depuis son bureau ou son domicile n’a jamais été aussi simple qu’avec l’utilisation de cette balance mécanique ou électronique.
Tout savoir sur l'affranchissement postal
Dans notre quotidien privé ou professionnel il est souvent question d'affranchissement, mais qu'est-ce que c'est au juste ? Est-ce différent de l'oblitération de la Poste ? Que se passe-t-il en cas de courrier non-suffisamment affranchi ? Pour répondre à toutes ces questions sur ce sujet, nous y avons consacré une page entière. Vous pourrez y retrouver des informations précieuses et intéressantes qui vous permettront de mieux comprendre et connaitre ce domaine particulier de la vie courante.
Le guide complet des tarifs postaux Entreprise 2020
Pas simple de s’y retrouver dans les tarifs postaux ! En effet, ces tarifs sont soumis à des variations annuelles indexées sur la croissance. Afin de vous fournir des repères fiables et certains, vous trouverez dans la page qui leur est consacrée, les tarifs d’expéditions des envois en France et pour l’étranger de lettres vertes, prioritaires ou bien encore économiques, sans oublier les colis. Rendez-vous sur cette page pour avoir de multiples informations à jour sur les frais inhérents aux expéditions.
Frama Doc'Up : fournisseur de machines à affranchir homologuées
Parmi les entreprises homologuées par l'État et La Poste, vous trouverez la firme Frama DOC UP. Cette dernière propose toute une gamme de machines performantes ayant des rendements plus ou moins importants. En fonction de vos besoins, vous pourrez vous orienter vers la FP mini ou bien encore la FP 850. Pour être certain de faire le choix de la machine la plus adaptée à vos besoins, vous pourrez faire des demandes de devis. Ainsi vous comparerez de manière optimale les différents modèles.
La fiabilité des machines Francotyp Postalia
Francotyp-Postalia est une entreprise allemande. Elle est présente sur le marché des machines à affranchir depuis 1923 ! Sa maîtrise des technologies ainsi que les dispositions légales des pays dans lesquels elle est implantée font de cette marque une valeur sûre du domaine. Vous pourrez être certain qu’en optant pour une machine de cette marque vous aurez un outil fiable et durable entre les mains.
Solutions d'affranchissement par Pitney Bowes, acteur majeur du marché
En France, la Poste autorise une poignée de sociétés à fournir aux professionnels des machines à affranchir. Parmi eux figure Pitney Bowes, une multinationale avec près de cent ans d’histoire qui s’est imposée au niveau mondial sur le marché des solutions de gestion et d’expédition du courrier. L’entreprise américaine propose de nombreux produits adaptés à vos besoins. De la très petite machine à affranchir pour traiter moins de 50 plis par jour à l’affranchisseuse pour courrier industriel, l’offre de Pitney Bowes répond aux besoins de tous les professionnels.
Les machines à affranchir et les services proposés par Neopost
Pour équiper votre entreprise d’une machine à affranchir, vous devez faire appel à l’un des distributeurs autorisés par la Poste. Parmi eux, Neopost, entreprise française spécialisée depuis près d’un siècle dans les machines à affranchir et les solutions de traitement de courrier. Découvrez les produits de cette marque leader dans son domaine, ainsi que les services mis à votre disposition.
Les solutions d'affranchissement de la Poste pour les entreprises
Quels que soient la machine à affranchir et le concessionnaire auquel vous vous adressez pour la louer, vous aurez à signer un contrat avec LaPoste. C’est l’entreprise française qui réglemente en effet les tarifs postaux. Par conséquent, c’est aussi elle qui autorise la distribution des machines à affranchir, laquelle est assurée par quatre de ses partenaires agréés. Nous vous proposons de consulter la liste des machines autorisées par la poste, afin que vous soyez certain de posséder ou de louer du matériel adéquat. Vous trouverez également un récapitulatif des solutions offertes par La Poste aux professionnels pour faciliter la gestion de leur courrier.
