Le numéro de téléphone virtuel, une solution professionnelle pour la gestion de vos appels

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Même à l’heure du « tout numérique », c’est encore et toujours par téléphone que prospects et clients entrent majoritairement en contact avec les entreprises. Il est donc indispensable de communiquer le numéro de votre société sur tous les supports à votre disposition : brochure, site web, application mobile, carte de visite… Or, selon votre situation, un numéro virtuel peut être très utile. Une société qui compte plusieurs agences pourra centraliser tous les appels entrants sur un même numéro. Un télétravailleur pourra bénéficier d’un numéro professionnel accessible depuis sa ligne privée. Le numéro de téléphone virtuel sert aussi à paramétrer votre standard téléphonique cloud. Même virtuels, ces outils se montrent indispensables au développement de votre activité.

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En quoi consiste un numéro de téléphone virtuel ?

Contrairement à un numéro classique, un numéro de téléphone virtuel ne correspond pas à une ligne téléphonique « physique ». Les entreprises louent, voire achètent, ce type de numéros afin de bénéficier de plusieurs numéros de téléphone sans pour autant ouvrir de nouvelles lignes. L’appelant est automatiquement redirigé sur le poste prédéfini. Un seul numéro peut donc correspondre à plusieurs téléphones, peu importe la situation géographique. Un numéro virtuel basé en France peut ainsi renvoyer sur un téléphone situé en Belgique, par exemple.

En fonction de vos besoins, vous pourrez obtenir plusieurs numéros virtuels, jusqu’à 100 différents en fonction du prestataire et de la solution choisis.

De nombreux prestataires proposent ce service sur internet. Pour en bénéficier, il suffit de créer un compte chez le fournisseur, de choisir un numéro parmi ceux proposés, puis de définir les lignes sur lesquelles ce numéro virtuel doit renvoyer.

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Comment choisir un numéro de téléphone virtuel pour son entreprise ?

Vous aurez le choix entre différents types de numéro de téléphone :

  • Numéro de ligne fixe géographique : 01, 02, 03, 04, 05
  • Numéro de ligne fixe non géographique (neutre) : 08 (avec surcoût généralement pour l’appelant), 09
  • Numéro de ligne mobile : 06, 07
  • Numéro de téléphone international

Pour choisir un ou plusieurs numéros virtuels, vous devez d’abord cibler vos objectifs. Pourquoi avez-vous besoin d’un numéro virtuel, à qui allez-vous le communiquer, vers quel destinataire doit-il renvoyer : autant de questions qui vous aideront à choisir votre numéro virtuel. Voici quelques possibilités :

  • Donner une image professionnelle : par exemple, si vous êtes auto-entrepreneur ou que vous travaillez à votre domicile et que vous ne souhaitez pas communiquer votre numéro privé à vos clients, un numéro virtuel vous permet de gérer les appels et contribue à donner une image professionnelle à votre activité
  • Travailleur nomade : les travailleurs en mobilité tels que des agents commerciaux ou des techniciens pourront donner un seul et même numéro de téléphone, même fixe, pour donner l’impression d’être joignable partout, même en déplacement
  • Entreprise multi-sites : si votre entreprise dispose de locaux et d’agences dispersés en divers endroits, vous pourrez communiquer un seul et unique numéro de téléphone à vos clients et prospects, lequel les renverra sur un standard
  • Trier les appels : vous souhaitez trier les appels, car votre téléphone mobile reçoit aussi bien appels pros que privés. Trier les appels grâce à un numéro virtuel
  • Entreprise internationale : si vos services sont disponibles à l’international, communiquez à vos clients et prospects un numéro de téléphone virtuel correspondant à leur zone géographique
  • Evénement : vous pouvez choisir un numéro virtuel pour accompagner un événement particulier. Par exemple, si vous lancez un nouveau produit, associez-lui un numéro virtuel qui renverra sur le service responsable de ce produit.
  • Proximité géographique : choisissez un numéro dont le préfixe correspond à une zone géographique utile pour votre communication et votre activité
  • Contact privilégié : un numéro en 06 peut instaurer un climat de confiance entre, par exemple, un client fidèle et son agent commercial
  • Un numéro facile à retenir : c’est aussi une possibilité. Choisissez un numéro dont les chiffres seront facilement retenus par vos prospects, clients, collaborateurs, partenaires…
  • Etc.
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Combien ça coûte ?

Le coût d’un numéro de téléphone virtuel dépend de divers critères :

  • Le prestataire choisir
  • L’offre : avec un service de standard téléphonique virtuel, un accueil téléphonique personnalisé…
  • Le nombre d’heures d’appels entrants (possible de souscrire pour une offre illimitée)
  • Le nombre de postes de redirection
  • Les options tarifées

Il existe des offres sur le marché à partir de 5 € par mois. En moyenne, l’offre de base des sociétés spécialisées dans les numéros de téléphone virtuels commence autour de 10-15 € par mois.

Avantages

Il est de multiples avantages à choisir de créer un numéro de téléphone virtuel :

  • Pas de surcoût pour l’appelant, même quand l’entreprise est située à l’étranger
  • Plus besoin de multiplier les téléphones : sur un même téléphone portable, recevez appels privés et appels professionnels sans pour autant avoir à donner votre numéro de ligne privée à vos prospects
  • Une solution pratique et professionnelle pour les travailleurs à domicile, les travailleurs nomades, la mobilité…
  • Un moyen simple d’instaurer de la proximité géographique entre entreprises et clients
  • Traiter les communications partout où vous vous trouvez à moindres frais 

À savoir : le numéro virtuel permet de gérer les appels entrants. Il est aussi possible de faire afficher ce numéro lors de vos appels sortants et SMS afin de faciliter l’identification par le destinataire. Ce service fait généralement l’objet d’une option payante.

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