Quels sont les quatre points majeurs de la loi 2018 relative aux logiciels de caisse ?
La loi de finances pour 2016 vise à réduire la fraude qui a lieu chez les commerçants quant à l’encaissement d’espèces. Toute transaction doit être vérifiable, traçable et comptabilisée de la commande au règlement de la facture.
Cette nouvelle loi s’axe autour de quatre points forts qui sont : l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage. Un système est certifié conforme s'il garantit ces 4 points. Le strict respect de l'intégrité des données dans un système d'encaissement certifié est la colonne vertébrale de la mise en place de cet article de loi.
L’inaltérabilité des logiciels d’encaissement
Chaque transaction répertoriée dans un logiciel de caisse se doit d’être conservée de manière intégrale sans être modifiée ou altérée. Toute transaction, achat, avoir ou remboursement doit laisser une trace exacte de sa réalisation. Toute opération visant à modifier une quantité ou à effectuer un remboursement se fera par le biais d’une nouvelle opération, mais en aucun cas en ne modifiant une opération déjà effectuée. Les données saisies ne peuvent pas être altérées, c'est au logiciel de caisse de garantir l'inaltérabilité des données enregistrées.
La sécurisation des logiciels de caisse
Toute saisie initiale dans un logiciel de caisse doit être enregistrée de manière sécurisée. Cette sécurisation est garantie par un procédé technique qui permet, en cas de besoin, de ressortir toute trace comptable rentrée dans un logiciel de caisse.
En cas de formation d’un nouvel employé, une fonction-école ou test devra être présente sur le logiciel de caisse. Ce dernier pourra alors différencier les transactions fictives des transactions réelles.
La conservation des transactions d’encaissement
Des périodes régulières de clôture doivent être respectées. Clôtures journalières, mensuelles et annuelles sont obligatoires. Le logiciel de caisse doit être capable d’émettre des calculs de cumul sur une période comptable. Dans un système central qui accueille les informations de transaction de plusieurs caisses, le système central doit conserver le rapport de chaque caisse de manière indépendante. Cette traçabilité doit également prouver qu’il n’y a pas eu de rupture dans le flux d’informations en provenance de la caisse.
L’archivage des transactions enregistrées grâce à un logiciel de caisse certifié
L’archivage a pour fonction première de dater précisément les transactions qui ont eu lieu. Pour que l’archivage soit aux normes, il doit garantir l’intégrité des informations données de manière à ce qu’elles soient en tous points conformes aux informations initiales.
En cas de procédure de purge sur le système d’encaissement, une sauvegarde et un archivage complet des transactions devront être faits sur un support physique externe sécurisé.
Qui est concerné par la mise en conformité de son logiciel de caisse 2018 ?
Toutes les entreprises assujetties à la TVA, qui effectuent des transactions avec des particuliers, doivent se conformer à cette réglementation dès le 1er janvier 2018. Que les boutiques soient en ligne ou réelles, si l’entreprise a choisi un statut qui l’assujettit à la TVA, le logiciel de caisse devra être sécurisé et certifié conforme à la nouvelle réglementation. Selon les logiciels choisis, des passerelles pourront être faites entre la partie encaissement et la partie comptabilité de l'entreprise.
Quels matériels mettre en conformité ?
La mise en conformité du logiciel de caisse est donc obligatoire pour toutes les entreprises commerçantes qui sont assujetties à la TVA. Seule la partie encaissement du logiciel de caisse se doit d’être certifiée conforme. Si vous avez un logiciel de caisse qui gère également les stocks, les commandes aux fournisseurs ou bien encore les e-mailings, ces parties-là ne sont pas soumises aux mêmes exigences.
Les balances de caisses qui permettent l’établissement d’un prix en fonction d’un poids sont également soumises à une mise en conformité si ces dernières sont attenantes à une caisse enregistreuse.
Quels risques sont encourus si le logiciel de caisse n’est pas certifié et sécurisé ?
La mise en conformité d’un logiciel de caisse est une obligation exigée par la loi. Faute de cette mise en conformité, vous devrez vous acquitter d’une amende de 7 500 € par caisse concernée. La situation devra être régularisée sous 60 jours par la mise en place d'un logiciel certifié.
Les frais engendrés par l'obligation de mise aux normes des logiciels de caisse peuvent être rentrés en tant que charge en comptabilité.
