Définissez une politique d’impression
Avant de vous doter d’un logiciel de gestion, définissez une politique d’impression. Elle servira de base à la mise en place de la solution logicielle et elle permettra aussi d’instaurer des habitudes et des process auprès des utilisateurs. Ces règles d’impression sont définies en fonction du matériel utilisé et des besoins des collaborateurs. En voici quelques exemples :
- Imposer l’impression recto-verso
- Ne pas imprimer tous les emails
- Mettre en place des quotas pour les impressions couleur, au format A3…
- Encourager les flux numériques de document, une politique « zéro papier »
- Interdire les impressions « personnelles »
- Etc.
Les objectifs d’une telle démarche sont les suivants :
- Réduire les coûts liés à l’impression des documents : consommables, énergie, maintenance
- Limiter l’impact environnemental
- Améliorer la productivité des équipes
- Sécuriser les données
Fonctionnalités d’un logiciel de gestion d’impression
Pour aider les entreprises à gérer leur parc d’impression, de nombreux éditeurs de logiciels proposent des solutions spéciales, des outils accessibles en ligne qui permettent de contrôler, piloter et optimiser la politique d’impression. Ces logiciels vous aident ainsi à maîtriser votre budget et à encourager vos équipiers à appliquer de bonnes pratiques.
Concrètement, grâce à ce logiciel, vous avez accès à toutes les informations concernant les machines qui constituent le parc d’impression, c’est-à-dire les photocopieurs multifonctions, les imprimantes, les duplicopieurs… Vous tracez aussi l’activité de chaque utilisateur et le cheminement de chaque impression. Ces logiciels peuvent être installés directement sur vos serveurs et vos postes informatiques. Certains d’entre eux s’installent aussi sur les photocopieurs pour leur ajouter des fonctionnalités. Enfin, vous aurez de plus en plus affaire à des logiciels accessibles via une interface web. Ce qui favorise entre autres la mobilité : tous les appareils connectés ont accès aux imprimantes et vous gérez le parc depuis n’importe quel poste relié à internet.
Les principales fonctionnalités d’un logiciel de gestion d’impression sont :
- Le suivi des impressions en réseau
- Le filtrage des travaux d’impression
- La gestion des quotas
- Le contrôle des utilisateurs, la traçabilité
- L’édition de rapports détaillés d’utilisation, reportings, tableaux de bord
- Le contrôle des coûts
- L’impression sécurisée pour la confidentialité des données
- Etc.
Bénéfices d’une solution de gestion d’impression
En vous équipant d’une telle solution de gestion d’impression, vous profitez de multiples avantages :
- Réduction des coûts : vous instaurez des quotas, vous analysez le nombre de copies couleur et noir et blanc, vous connaissez le coût de chaque impression, vous identifiez les coûts cachés, vous prévenez les mauvaises utilisations et les pannes…
- Supervision en direct des équipements : vous réglez les problèmes à distance et rapidement
- Sécurisation des données : grâce à l’authentification utilisateur, aucun document confidentiel ne peut être consulté à la sortie de l’imprimante par une personne non autorisée
- Amélioration de la productivité : vous anticipez les commandes de consommables, les utilisateurs peuvent imprimer même en mobilité, les process numériques sont fluidifiés…
- Préservation de l’environnement : en maîtrisant votre consommation et les usages, vous réduisez vos dépenses en énergie et limitez le gaspillage, ce qui réduit l’empreinte carbone de votre entreprise
Comment s’équiper ?
Vous pouvez acquérir un logiciel de gestion d’impression auprès d’un fabricant de photocopieurs/imprimantes professionnels. Ils sont en effet nombreux à proposer leur propre solution logicielle. Des éditeurs sont également spécialisés dans les solutions de gestion d’impression. Pour choisir, sachez que ce logiciel doit être compatible avec votre environnement informatique et avec la taille de votre réseau. Demandez des devis pour trouver un logiciel de gestion adapté.
A savoir également que de nombreuses sociétés sont spécialisées dans la gestion d’impression. Elles vous proposent de prendre totalement ou partiellement en charge ce service.
