Deux solutions pour affranchir le courrier
L’objectif premier de votre démarche est d’optimiser la gestion du courrier qui doit être expédié en réduisant le temps passé à affranchir les enveloppes. En plus de cela, vous cherchez à diminuer le coût annuel que cela représente dans votre budget tout en bénéficiant du meilleur tarif possible. Aussi, votre choix final se portera sur la solution qui offre un rapport optimal entre le gain de temps et la diminution des coûts.
Pour déterminer la solution la plus adaptée à votre activité en matière d’affranchissement de votre courrier, il suffit de comparer les avantages liés à l’utilisation de l’enveloppe préaffranchie à ceux conférés par l’usage d’une machine à affranchir.
Les avantages de l’enveloppe pré affranchie
Comme pour les particuliers, La Poste propose un service d’enveloppe « Prêt-à-poster » à destination des professionnels. Celui-ci se décline sous la forme d’une solution tout-en-un qui intègre aussi bien l’emballage que l’affranchissement des courriers à différents tarifs. Pour en bénéficier, il suffit de choisir parmi une large gamme de packs d’enveloppes préaffranchies dont la validité est permanente.
L’avantage principal de cette solution réside dans le gain de temps qu’elle offre puisqu’il n’est plus nécessaire de coller manuellement un timbre ou une vignette d’affranchissement sur chaque pli avant de l’expédier. De plus, il ne sera plus nécessaire de gérer l’achat et le stockage de timbre et d’emballage de différents formats au sein de l’un des services votre établissement. Enfin, il est également possible de bénéficier d’une option de suivi pour les courriers les plus importants.
Les avantages de la machine à affranchir
Contrairement à l’enveloppe préaffranchie, lorsque l’on utilise une machine à affranchir, les lettres sont affranchies avec précision au tarif en vigueur selon leurs poids. Ainsi, la facturation finale est totalement optimisée puisqu’elle ne prend en compte que le coût réel d’affranchissement de chaque courrier, il n’y a ainsi plus aucun risque de sur affranchissement.
Ensuite, en plus de rationaliser le temps passé à la préparation des lettres (soit un gain de 5 heures par mois environ), cette solution permet de réduire les déplacements puisqu’il n’est plus nécessaire de se rendre à la poste, puis d’attendre son tour au guichet, pour affranchir le courrier avant de l’envoyer.
Depuis quelques années, la Poste encourage les entreprises à remettre leurs plis affranchis à l’aide d’une machine directement aux facteurs durant leur tournée. D’ailleurs, ceux-ci sont par la suite traités de manière prioritaire. L'envoi d'une enveloppe affranchie via une machine pourra être déposé dans une boîte aux lettres classique.
Pour résumer, même si l’enveloppe pré affranchie commercialisée par la poste présente de nombreux avantages, opter pour une machine à affranchir répond à la plupart des attentes des professionnels en matière de gestion du courrier. Il existe de multiples formules, qui s’adaptent au volume de pli à affranchir, afin de répondre durablement à vos besoins spécifiques.
Pour savoir quel est le modèle de machine à affranchir qu'il vous faut et connaître le tarif de location d'une affranchisseuse, il est indispensable pour vous de réaliser des demandes de devis. Vous pourrez ainsi comparer les offres. En faisant cela chez nous, vous ne remplirez qu'un seul formulaire, sans engagement et gratuitement, et vous recevrez les offres les plus adaptées du marché à vos besoins.
